Text wiederholen, Text mehrfach, Text automatisch

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miesepeter
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Text wiederholen, Text mehrfach, Text automatisch

Beitrag von miesepeter » Di, 26.08.2014 15:20

Schlüsselbegriffe:
Text wiederholen, Text mehrfach, Text automatisch wiederholen

Die Aufgabenstellung einer Wiederholung von Textstellen innerhalb größerer (Writer-) Texte wird gelegentlich in den Foren nachgefragt. Es gibt hierzu mehrere Möglichkeiten, die im Folgenden dargestellt werden sollen. Meine Erkenntnisse beziehen sich auf Diskussionsbeiträge u.a. von Rocko, F3K Total, lorbass, noch'n Gast und anderen, denen an dieser Stelle gedankt werden soll.
Dieser Beitrag bezieht sich auf in einem Dokument gespeicherte Variablen oder Textteile, nicht solche, die "von außen" eingefügt werden wie z.B. DDE, Seriendruck-Felder u.ä.

Hinweise:
  • In den Ansichtsvorgaben sollte eine farbige Feldhinterlegung aktiviert sein (Vorgabe). Einstellung dazu über Menü Extras > Optionen/Einstellungen > OpenOffice > Darstellung > Textdokument :: Feldhinterlegung.
  • Die Verfahren zur Duplizierung von Texten werden einer Bewertung unterzogen (Vorteile/Nachteile). Je nach Kontext dürfte allerdings die Bewertung anders ausfallen. Eine kritische Distanz der/s Leser/in wird hier vorausgesetzt...
Referenz setzen und einfügen
  • Referenz setzen
    • Wort markieren
    • Menü Einfügen > Querverweis > Feldtyp Referenz setzen (markiertes Wort ist bereits als Wert gesetzt)
    • Feldtyp Referenz setzen > Einfügen (Referenz ist gesetzt)
    • Namen für den Referenztext eintragen
  • Referenz einfügen
    • Menü Einfügen > Feldbefehl > Andere > Querverweise :: Feldtyp Referenz einfügen > Referenz einfügen > Referenztext (Auswahl, falls vorhanden) > Einfügen
Bewertung
  • Vorteile:
    • Von einem Ausgangstext (Referenztext) aus wird der Text genau in andere Textteile übertragen; nur der Ausgangstext ist änderbar, die duplizieren Texte kann man nicht bearbeiten (jedoch anders formatieren), trotzdem aber löschen.
    • Die eingefügten Referenztexte werden im Fließtext umbrochen.
  • Nachteile:
    • Eine Textformatierung wird nicht übertragen.
    • Eventuelle Absatz- oder Zeilenschaltungen werden nicht berücksichtigt; es wird nur Fließtext wiederholt.
Beispieldatei
Beispiel_Referenz.odt
(15.47 KiB) 427-mal heruntergeladen
Benutzerfeld verwenden (I)

Hinweis:
Menü Einfügen > Feldbefehl > Andere kann mit [Strg]+[F2] abgekürzt werden.

  • Menü Einfügen > Feldbefehl > Andere > Variablen → Feldtyp > Benutzerfeld :: Format >Text
    Name und Wert eingeben, mit grünem Haken bestätigen.
  • Mit Schaltfläche „Einfügen“ kann das Benutzerfeld jetzt überall eingefügt werden und passt sich in den Fließtext ein.
Bewertung
  • Vorteile:
    • Alle eingefügten Benutzerfelder können per Doppelklick in den Bearbeitungsmodus versetzt werden. Ein Änderung wirkt sich auf alle eingefügten Benutzerfelder aus.
    • Benutzerfelder können einfach kopiert/eingefügt werden ohne dass man das Menü „Feldbefehle“ aufrufen muss.
    • Benutzerfelder werden wie normaler Fließtext umbrochen.
  • Nachteile:
    • Eine Textformatierung wird nicht übertragen.
    • Eventuelle Absatz- oder Zeilenschaltungen werden nicht berücksichtigt; es wird nur Fließtext wiederholt.
Beispieldatei
Beispiel_BenutzerfeldBenutzerfeld.odt
(15.37 KiB) 331-mal heruntergeladen
Benutzerfeld verwenden (II) – Eingabefeld
  • Benutzerfeld einfügen (siehe oben)
    • Menü Einfügen > Feldbefehl > Andere > Variablen → Feldtyp > Benutzerfeld :: Format >Text
    • Name (und bei Bedarf Wert) eingeben, mit grünem Haken bestätigen.
  • Jetzt auf die Variable Eingabefeld wechseln und auf die (zuvor) erstellte Variable doppelklicken.
  • Im Eingabefeld können jetzt mehrzeilige Einträge getätigt werden. Werden diese Einträge im Fließtext eingefügt, dann werden die Zeilen mit erzwungenen Zeilenschaltungen umbrochen.
  • Hinweis:
    Ein (versehentlicher) Wechsel beim Einfügen auf „Benutzerfeld“ bewirkt, dass die Zeilenumbrüche gelöscht und der Text einzeilig ausgegeben wird. Wird nochmals „Eingabefeld“ angewählt, müssen die Zeilenschaltungen erneut vorgenommen werden.
Bewertung
  • Vorteile:
    • Eine Änderung wirkt sich auf alle eingefügten Benutzerfelder aus.
    • Benutzerfelder können einfach kopiert/eingefügt werden ohne dass man das Menü „Feldbefehle“ aufrufen muss.
    • Absatz- bzw. Zeilenschaltungen werden berücksichtigt.
  • Nachteile:
    • Eine Textformatierung wird nicht übertragen.
Beispieldatei
Beispiel_BenutzerfeldEingabefeld.odt
(15.47 KiB) 318-mal heruntergeladen
Bereiche als Textcontainer

Um Texte (aber auch Grafiken und andere Objekte) zu wiederholen, eignen sich zunächst Dokumente, die mit dem Etiketten-Assistent mit der Funktion „Etiketten synchronisieren“ erstellt wurden.
Diese Dokumente sind wie folgt aufgebaut:
  • Ein Bereich (innerhalb eines Rahmens) mit dem Namen „MasterLabel“ gilt als Container für die zu duplizierenden Texte/Objekte.
  • Ein oder mehrere Bereiche (innerhalb von Rahmen) mit den Namen „Bereich1“, „Bereich2“ etc. werden als die zu füllenden Container aufgefasst. Wird die Schaltfläche „Etiketten synchronisieren“ aus dem Etiketten-Assistenten verwendet, so genügt ein Klick mit der Maus, um die Inhalte des Bereichs MasterLabel zu duplizieren.
    Es ist die abgekürzte Form des Aufrufs über
    Menü Extras > Aktualisieren > Alles aktualisieren
Wenn man nicht möchte, dass die Bereiche durch Rahmen begrenzt werden, so kann man die Rahmen und die in ihnen enthaltenen Bereiche löschen und sodann neue Bereiche in ein Writer-Dokument einfügen. Es ist auch möglich, die Bereichsnamen umzubenennen (Bereichs-Eigenschaften); die Abhängigkeiten müssen dann neu gesetzt werden. Wenn vorhanden (empfehlenswert: vorher Etiketten-Assistent benutzen), bleibt die Schaltfläche „Etiketten synchronisieren“ erhalten und kann verwendet werden.

Anwendungsbereiche:
  • Etiketten
  • Duplikate von Notizen (z.B. kann man eine Seite DIN A4 in 2 Teile aufteilen und die Inhalte synchronisieren; evtl. Nutzung einer Tabelle, siehe weiter unten).
Bewertung
  • Vorteile:
    • schnelle und meist lay-out-treue Abbildung eines Bereichs in einen anderen
  • Nachteile:
    • Der Bereich nimmt immer die volle Breite des Dokuments oder Rahmens ein und kann daher für Wiederholungen im Mengentext nur schlecht oder nicht verwendet werden.
Beispieldatei
Beispiel_BereicheOhneRahmen.odt
(15.03 KiB) 291-mal heruntergeladen
Anwendung von Bereichen im Fließtext

In bestimmten Grenzen eignen sich Bereiche als Textcontainer zum Wiederholen von Texten innerhalb von Fließtext. Hierzu müssen die Rahmen, welche die Bereiche enthalten, in dieser Weise umgeändert werden:

Eigenschaften von Rahmen
  • Reiter Typ :: Größe: Höhe und Breite → automatisch; manuell den Rahmen auf Zeilenhöhe und Breite des enthaltenen Texts verkleinern
  • Reiter Typ :: Verankerung: Als Zeichen
  • Reiter Optionen:: Schützen: alle Vorgaben abwählen
  • Reiter Umlauf :: Abstände: alle auf 0 setzen
  • Reiter Umrandung: keine
Ausgehend von einem „MasterLabel“ können nun alle davon abhängigen Tochterbereiche mit Inhalt gefüllt werden (Schaltfläche „Etiketten synchronisieren“ bzw. Menü Extras > Aktualisieren > Alles aktualisieren).

Bewertung
  • Vorteile:
    • schnelle und lay-out-treue Abbildung eines Bereichs in einen anderen; Übernahme von Textformatierungen, z.B. fett, Textfarbe, hochgestellt...
    • Mit Kopieren/Einfügen (von Rahmen) können abhängige Bereiche schnell vervielfältigt werden.
  • Nachteile:
    • Die Bereiche werden jeweils als Ganzes umbrochen und können so das Lay-out des umgebenden Fließtexts verschlechtern, da ja keine Trennung stattfinden kann.
Beispieldatei
Beispiel_BereicheMitRahmenImFliesstext.odt
(11.45 KiB) 239-mal heruntergeladen
Addita zum Thema Bereiche
  • Einfügen von Bereichen in Rahmen und Tabellenzellen, Vermeidung überflüssiger Absatzendezeichen
    Bereiche können ebenso wie in Rahmen auch in Tabellenzellen eingefügt werden. Um (so wie bei Rahmen) überflüssige Absatzendezeichen zu vermeiden, empfiehlt es sich, etwas Text in die Zelle einzutragen, diesen zu markieren und dann erst (Menü Einfügen) einen Bereich einzufügen.
  • Ausblenden von Bereichen
    Bereiche können auch ausgeblendet werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt werden. Diese Funktion wird hier nicht weiter besprochen.
    Siehe hierzu jedoch ein informatives Beispiel hier: http://www.openoffice-forum.de/viewtopic.php?f=2&t=4341
    Beispieldatei
    von F3K Total hier: http://www.openoffice-forum.de/download ... 033501a641

Formular-Textfelder und ihre Verwendung beim Austausch mit anderen Benutzern in Form von PDF-Dateien → unterschiedliche Bürosoftware; layout-treue Umsetzung als Ziel
Aufgabenstellung
Dilkarishta unter http://www.openoffice-forum.de/viewtopic.php?f=5&t=7147 hat geschrieben:Ich muss die Datei leider per Mail an mehrere Personen senden. Das bedeutet, die einen verwenden Openoffice, die anderen Libreoffice oder Office von Windows. Es kann also zu ungewünschten Verschiebungen (im Layout) kommen.
Die Datei sollte auch nur in dem einen Punkt veränderbar sein. PDF ist somit das Endergebnis.
Der Autor dieser Lösung geht also einen "interoperablen" Weg (bezogen auf die Bearbeitungssoftware), die von den weiter oben genannten Lösungen nicht abgedeckt werden kann, da besonders Microsoft Office, aber auch andere Office-Lösungen Feldbefehle (oder andere Spezifika) von OpenOffice/LibreOffice nicht in voller Funktionalität übernehmen (können).
Die angebotenen Dateien (Calc-Datei und deren Export nach PDF) stammen vom Verfasser (Dilkarishta), der die Erlaubnis einer Weiterverwendung erteilte (laut PN von Dilkarishta aus http://www.openoffice-forum.de/viewtopic.php?f=5&t=7147).
Preisschilderflohmarkt-online.ods
(107.46 KiB) 128-mal heruntergeladen
Preisschilderflohmarkt-online.pdf
(153.03 KiB) 118-mal heruntergeladen
Beispiele wie oben, erstellt mit dem Writer:
Preisschilderflohmarkt-online_Writer.odt
(104.36 KiB) 116-mal heruntergeladen
Preisschilderflohmarkt-online_Writer.pdf
(50.84 KiB) 114-mal heruntergeladen
Wenn die Datei Preisschilderflohmarkt-online.ods geöffnet/bearbeitet wird, dann ist darauf zu achten, die Symbolleiste
Menü Ansicht > Symbolleisten > Formular-Entwurf
einzublenden, um die Formular-Textfelder anwählen zu können. Wenn angewählt, können über die Eigenschaften des Textfelds nähere Details ausgelesen werden. Folgende Kriterien zur Erstellung dieser PDF-Dateien sind essentiell:
  • Die Formular-Textfelder müssen kopiert werden, so dass auch ihre Namen gleich sind (als Name wurde Chiffrenummer gewählt).
  • Beim Export nach PDF ist zu gewährleisten:
    • PDF-Optionen > Allgemein :: Allgemein
      • PDF-Formular erzeugen
      • Doppelte Feldnamen erlauben
(Weitere Angaben zum Erstellen in den folgenden Beiträgen: http://www.openoffice-forum.de/viewtopic.php?f=5&t=7147 und dem dort verlinkten weiteren Beitrag: http://www.openoffice-forum.de/viewtopic.php?t=5542).

Bewertung
  • Vorteile:
    • Durch die Verwendung eines PDF-Formulars kann eine layout-treue Verwendung unter verschiedensten Software-Umgebungen gewährleistet werden.
    • Das Formular kann in Calc wie in Writer (siehe Nachbau der Calc-Datei im Writer durch den Autor dieses Beitrags) erstellt werden.
    • OpenOffice und LibreOffice sind gleichermaßen geeignet, das "Quellformular" zur erzeugen.
  • Nachteile:
    • Etwas erhöhter Arbeitsaufwand im Vergleich zum Etikettenassistenten. Zu beachten: Beim Etikettenassistenten werden allerdings die Formular-Textfelder durchnummeriert und daher eignen sich diese dann nicht als Multiplikatoren in PDF-Dateien.
    • Weitgehende Beschränkung auf Windows-PDF-Reader z.B. Adobe; Foxit; ...
      unter Linux (beispielsweise evince) kann die PDF-Formularfunktion nicht genutzt werden, es gibt jedoch einige Auswege:
      laut Diskussionsbeiträgen Master-PDF-Editor (problematisch, weil eher ein Editor statt Reader), Browser Vivaldi/Opera
      und PDF-Reader wie z.B. Foxit unter WINE, welches jedoch eine "Windows-Umgebung" simuliert.


Autotexte für das Wiederholen von Texten und/oder Grafikobjekten

Um Texte (aber auch Grafiken und andere Objekte) zu wiederholen, eignet sich ebenfalls der Autotext. Innerhalb eines Autotexts können z.B. Feldbefehle eingebaut werden wie das Datum. Dies macht dann Sinn, wenn das Datum in einer bestimmten Form angezeigt werden soll, z.B. in folgendem Datumsformat (siehe dazu auch: http://www.ooowiki.de/FeldbefehlDatumIn ... ormat.html):
  • Datum fix
  • Wochentag, Tag. Monat Jahr bzw. NNNNT. MMMM JJJJ
  • Schriftauszeichnung: 14p, fett, rot
Hinweise:
  • Autotexte werden außerhalb des Dokuments gespeichert (siehe: Menü Extras > Einstellungen/Optionen > OpenOffice > Pfade :: Autotext).
  • Eine weitere Diskussion dazu überschreitet den Rahmen dieses Beitrags. Auf folgenden Wiki-Eintrag wird daher verwiesen: http://www.ooowiki.de/AutoText.html

Weitere Info über die oben besprochenen Themen z.B. hier:
http://www.ooowiki.de/
http://www.ooowiki.de/FeldBefehl.html#Variablen
http://www.ooowiki.de/EingabeFeld.html
http://www.ooowiki.de/ReferenzenUndVerweise.html
http://www.ooowiki.de/EtikettenAssistent.html
http://www.openoffice.org/de/doc/oooaut ... beiten.pdf (deutsch)
http://wiki.documentfoundation.org/imag ... Fields.pdf (englisch)
------------------
Beispieldateien erstellt mit AOO 4.1.1 und 4.1.2 (64-bit) und LibreOffice 4/5 (verschiedene Versionen) unter LinuxMint13-64 Mate.

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