Normbriefe nach DIN

[Axel]

Diese Auszüge aus einem Artikel der EasyLinux behandeln das Erstellen von Musterbriefen mit Writer

Brief nach DIN

Die Neufassung der DIN 5008 regelt die Gestaltung von Geschäftsbriefen. Maße und Aufteilung des Briefbogens hingegen kommen aus der Norm 676. Anhand dieser beiden Vorschriften kann man sehr gut eine allgemein gültige Briefvorlage gestalten, die in jedes Briefkuvert passt. Allerdings sind beide Normen nur eine Richtschnur für wichtige Elemente wie Anschrift und Absender - in der Gestaltung Ihrer persönlichen Briefvorlage sind Sie ansonsten weitgehend frei.
So haben Sie denn auch gleich die Wahl zwischen dem "Sparbrief" und dem "Normalbrief". Der Unterschied zwischen diesen beiden beträgt immerhin fast 17 mm (um genau zu sein: 16,9 mm), die Sie beim Sparbrief mehr Platz für Text haben, denn dort rutschen der Briefkopf und die weiteren Elemente um dieses Maß nach oben. Wegen dieser Abweichung wird der Sparbrief auch anders gefaltet. Nachteil: Es bleibt weniger Raum für die Gestaltung des Briefkopfs.


Briefkopf gestalten

Diese Briefkopffläche beträgt beim Normalbrief 45 mm in der Höhe (Sparbrief: etwa 28 mm), und Sie können sie über die gesamte Breite ausnutzen. Außerdem können Sie die Fläche rechts vom Anschriftenfeld verwenden, so dass reichlich Platz vorhanden sein müsste.


Absenderangabe über dem Adressfeld

Die eigene Anschrift über dem Adressfeld erspart das Umschlag-Beschriften. Öffnen Sie zunächst mit dem Befehl Einfügen /Rahmen das Dialogfenster Rahmen. Hier geben Sie im Register Typ folgende Werte ein:

- Breite: 7,5 cm
- Höhe: 0,5 cm
- Automatische Höhe: aus
- Verankerung: An der Seite
- Position Horizontal: Von Links um 2,5 cm zu Gesamte Seite
- Position Vertikal Von Oben um 4,5 cm zu Gesamte Seite (beim Sparbrief auf 2,8 cm)

Bevor Sie auf OK klicken, wechseln Sie ins Register Zusätze und schalten unter Schützen die Optionen Position und Größe ein. (Wenn Sie später alle Einträge vorgenommen haben, können Sie auch noch den Inhalt schützen.) Auch jetzt klicken Sie noch nicht auf OK, sondern löschen zunächst auf der Registerkarte Umrandung unter Linienanordnung alle bis auf die untere. Danach bestätigen Sie mit OK. Nun setzen Sie die Markierung in den Textrahmen und wählen den Befehl Einfügen / Feldbefehle / Andere. Wechseln Sie im Dialog Feldbefehle ins Register Dokument. Markieren Sie den Feldtyp Absender und wählen nacheinander in der Auswahl-Liste: Vorname, Nachname (alternativ auch Firma), Straße, Land, PLZ und Ort. Klicken Sie jeweils auf Einfügen, um die Auswahl in den Rahmen zu übernehmen. Schließen Sie danach das Dialogfenster wieder. Jetzt steht in diesem Rahmen Ihre Adresse, wenn Sie die Benutzerdaten unter Extras / Optionen eingetragen haben. Setzen Sie im Rahmen hinter die einzelnen Felder Leerzeichen oder Bindestriche (zwischen Land und PLZ). Zwischen die einzelnen Gruppen wie Name, Straße und Ort sollten Sie der Übersichtlichkeit halber zwei Leerzeichen und ein Trennzeichen in die Mitte setzen, etwa einen Bindestrich, ein Sternchen oder ein Sonderzeichen.
Diese Absenderzeile sollten Sie auf 8 bis 6 Punkt Größe formatieren - größer wirkt es protzig (und passt vielleicht nicht hinein), kleiner ist es schlecht lesbar. Dazu markieren Sie alles mit [Strg-A] und stellen über Format / Zeichen im Register Schrift den Schriftgrad auf 8,7 oder 6 Punkt. Dann wechseln Sie ins Register Position, um die Absenderzeile näher an die Linie heranzubringen. Wählen Sie als Position Tief und setzen die Schriftgröße rel auf 100%. Mit OK kommen Sie zurück zum Text. Wenn Sie den Text noch etwas höher oder tiefer plazieren möchten, müssen Sie die Prozentangabe unter Hoch/Tief um entsprechend ändern (zum Beispiel auf 30%). Besser sieht es zudem aus, wenn die Zeile zentriert wird.


Anschriftenfeld positionieren

Unter dem Absenderfeld kommt das Anschriftenfeld. Es ist 40 mm hoch und 75 mm breit. Das gilt sowohl für Spar- als auch für Normalbriefe. Die Vorgehensweise ist ähnlich wie bei der Absenderzeile:
Fügen Sie zunächst einen Rahmen mit Einfügen / Rahmen ein. Im Dialogfenster geben Sie im Register Typ folgende Werte ein:

- Höhe: 4,0 cm
- Automatische Höhe: aus
- Verankerung:An der Seite
- Position Horizontal: Von Links um 2,5 cm zu Gesamte Seite
- Position Vertikal. Von Oben um 5,1 cm zu Gesamte Seite (beim Sparbrief auf 3,4 cm)

Wechseln Sie ins Register Zusätze und schalten unter Schützen die Optionen Position und Größe ein. In der Registerkarte Umlauf wählen Sie Durchlauf und schalten die Option Im Hintergrund ein. Das bewirkt, dass der Text auf der Absenderzeile nicht verschwindet. Im Register Umrandung wählen Sie unter Linie den Eintrag - Keine -. Bestätigen Sie mit OK.
Im Anschriftenfeld ist Platz für neun Zeilen. Je nach gewählter Schriftart ist die die Größe anzupassen: Bei der Schriftart Times, sind 11 Punkte das Maximum. In die erste Zeile des Anschriftenfelds kommt die Versandart (z.B. Einschreiben oder Eilbrief). Nach einer Leerzeile beginnt die eigentliche Adresse mit Namen, Straße und Hausnummer. Vor der Zeile mit Postleitzahl und Ort können Sie eine weitere Leerzeile einfügen.


Leitwörter einfügen

Die Zeile unter dem Anschriftenfeld enthält die so genannten Leitwörter der Bezugszeichenzeile. Das sind die in Geschäftsbriefen oft vorhandenen Phrasen "Ihre Zeichen", "Ihre Nachricht vom",-"Unser Zeichen" und "Datum".
Leitwörter sind aber selbst für Geschäftsbriefe nicht zwingend notwendig. Wer sie braucht, sollte aber wissen, wo sie beim Normalbrief stehen: genau 97,4 mm vom oberen Rand entfernt. Das ist so festgelegt, damit sie noch oberhalb der Falz stehen und nicht geknickt werden. Die Bezugszeichenzeile für die Leitwörter wird genau wie die Absenderzeile mit einem Rahmen erzeugt:
Wählen Sie Einfügen / Rahmen und geben im Register Typ folgende Werte ein:

- Breite: 17,5 cm
- Höhe: 0,5 cm
- Automatische Höhe: aus
- Verankerung: An der Seite
- Position Horizontal. Von Links urn 2,5 cm zu Gesamte Seite
- Position Vertikal: Von Oben um 9,7 cm zu Gesamte Seite (beim Sparbrief setzen Sie den Wert auf 8,0 cm)

Wechseln Sie ins Register Zusätze und schalten unter Schützen die Optionen Position und Größe ein. Auf der Registerkarte Umrandung löschen Sie unter Linienanordnung alle bis auf die untere. Bestätigen Sie mit OK.
Setzen Sie die Markierung in den Textrahmen, wählen Format /Absatz und wechseln zum Register Tabulator. Erzeugen Sie drei linke Tabulatoren bei 5,10 und 15 Zentimeter. Danach schreiben Sie die Texte in den Rahmen und setzen diese auf 8 Punkt Größe. (Alles markieren und über Format / Zeichen / Schrift den Schriftgrad wählen.)
Diese Größe wird gewählt, weil es dezenter wirkt. Setzen Sie auch die Texte dieser Zeile - wie weiter oben erläutert - tiefer und damit näher an die Linie heran.
Danach markieren Sie den Rahmen und kopieren ihn über Bearbeiten / Kopieren. Dann klicken Sie an eine andere Stelle, um die Markierung des Rahmens wieder aufzuheben, und fügen den kopierten Rahmen mit Bearbeiten / Einfügen ein. Wählen Sie Format / Rahmen und im Register Umrandung unter Linie den Eintrag - Keine -. Auf der Registerkarte Umlauf wählen Sie Durchlauf und schalten Im Hintergrund ein. Im Register Typ ändern Sie die vertikale Position auf 10,2 cm (beim Sparbrief auf 8,5 cm). Bestätigen Sie mit OK, und die Textzeile unterhalb der Bezugszeichenzeile ist erzeugt.
Markieren Sie in diesem Rahmen die vorhandenen Texte, ändern deren Position von Tief zurück auf Normal, stellen die Schriftgröße wieder auf den normalen Wert und löschen sie dann. Hinweis: Sie können sich hier künftig die Eingabe des Datums sparen, indem Sie es über Einfügen / Feldbefehl /Datum als Feld einfügen.


Betreff

Der Betreff steht drei Zeilen unterhalb der Leitwörterzeilen auf der Position 114,3 mm (beim Sparbrief auf 97,4 mm). Das Wort "Betreff" selbst wird heutzutage dem eigentlichen Anliegen des Briefes nicht mehr vorangestellt. Der Betreff steht allein und nicht mehr hinter "Betreff" oder "Betreff:". Um den Grund des Schreibens hervorzuheben, können Sie statt dessen die Betreffzeile fetten.


Anrede und Textbeginn

Die Anrede im Brief steht in der dritten Zeile unterhalb des Betreffs. Die üblichen Floskeln (z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren") schließen mit einem Komma ab.
Um die Position des Betreffs und der Anrede schnell zu finden, bietet es sich an, mit Textmarken zu arbeiten. Im Ergebnis können Sie später dann mit Hilfe des Navigators (Befehl Bearbeiten / Navigator) schnell zur gewünschten Textstelle auf der Seite gelangen.
Dazu passen Sie zunächst die Seiteneinstellungen über Format / Seite an. Ändern Sie im Register Seite folgende Seitenränder:

- Links auf 2,5 cm
- Rechts auf 1,0 cm
- Oben auf 11,5 cm (beim Sparbrief auf 9,8 cm)

Der erste Absatz der Seite wird mit [Strg-F] fett formatiert. Dann wird über Einfügen / Textmarke die neue Marke "Betreff" hinzugefügt.
Drei Zeilen tiefer kommt die Anrede und direkt dahinter ein Komma, so dass man sich dieses später ersparen kann. Der Absatz wird nicht gefettet; und die Textmarke, die hier am Anfang der Zeile verankert wird, lautet "Anrede". Zwei Zeilen tiefer beginnt der Text. Er erhält die Textmarke "Briefbeginn".
Textmarken können Sie auch für weitere Elemente des Briefes definieren und setzen, etwa für das Anschriftenfeld und die zweite Bezugszeichenzeile.


Faltmarken setzen

An den Faltmarken ist zu erkennen, wo der Briefbogen gefaltet werden muss, damit er in einen Standard-Briefumschlag passt.
Die Faltmarke für den Sparbrief steht auf 8,7 cm, die für den Normalbrief bei 10,5 cm (vom oberen Blattrand).
Eine zweite Faltmarke kann auf 14,85 cm gesetzt werden.
Die Faltmarken werden mit Hilfe einer Linie erzeugt. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Zeichenfunktionen anzeigen und wählen die Linie. Ziehen Sie eine kurze Linie irgendwo auf der Seite. Dann wählen Sie bei markierter Linie Format / Position und Größe. Geben Sie folgende Werte im Register Position ein:

- Position X: 0,5 cm
- Position Y: 10,5 cm (8,7 cm beim Sparbrief)
- Schützen-.ein
- Anker: An der Seite
Wechseln Sie auf die Registerkarte Größe und geben Sie folgende Werte ein:
- Breite: 0,5 cm
- Schützen: ein

Die anderen Werte müssen nicht geändert werden - sie entsprechen den Vorgaben; die Höhe ist der kleinste Wert, den man einstellen kann.
Der Wert für die horizontale Position ist auf 0,5 cm gesetzt, weil ein Laserdrucker nicht näher am Rand drucken kann. Auch hier gilt wie schon beim Feld für den Briefkopf: Probieren Sie es aus oder sehen Sie im Handbuch des Druckers nach, wie groß der Druckbereich ist und passen Sie die Faltmarken eventuell daran an.


Geschäftsangaben und Ähnliches

Auf Privatbriefbögen können Geschäftsangaben entfallen. Für die Geschäftsangaben stehen nach der Norm die letzten 17 mm des Blattes zur Verfügung. Dort stehen zum Beispiel die Lieferadresse mit Postleitzahl der Hausanschrift, Telefon, Fax und Kontoverbindungen.
Auch für die Geschäftsangaben gilt: Bitte nicht zu dick auftragen - eine Schriftgröße von 8 Punkt (maximal 9) reicht vollkommen aus. Sie sollten die Schrift hier nicht fetten.


Nicht immer an die Norm halten

Probieren Sie mit einem Umschlag aus, ob die Einstellungen für das Anschriftenfeld passen. Wenn nicht, ändern Sie die Marken entsprechend.


Die wichtigsten Änderungen der neuen DIN 5008

- Währungsbezeichnungen können vor oder hinter dem Betrag stehen. Im Text sollen sie hinter dem Betrag stehen: "125,00 EUR"; "EUR 125,00"; "Bitte überweisen Sie 125,00 EUR auf das Konto..."

- Große Zahlen werden dreistellig mit Leerzeichen gegliedert: 142 000 km; 2 500 km; 3,141 592 654

- Geldbeträge werden dreistellig mit Punkt gegliedert, um Lesefehler zu vermeiden: 1.250,43 EUR; 12.500,00 EUR

- Telefonnummern werden nicht mehr mit Klammern und Zweierschritten gegliedert. Stattdessen stehen Leerzeichen zwischen Landeskennung (mit + davor), Ortsnetzkennzahl und Anschluss. Durchwahlen können mit einem Bindestrich getrennt werden. Die Gebührenziffern in Sondernummern stehen separat. Faxnummern werden mit "Fax" gekennzeichnet: +49 1234 567890; 01234 5678-90; 0180 5 43210; Fax 01234 567891

- Zwischen zwei Absätzen steht eine Leerzeile.

- Vor und nach einer Aufzählung wird eine Leerzeile eingefügt.

- Einzurückender Text beginnt 2,54 cm vom linken Schreibrand. Vor und nach der Einrückung wird eine Leerzeile ein gefügt.

Quelle: EasyLinux, 07/2003


Nachtrag: Nach Rücksprache mit der Redaktion von EasyLinux habe ich den Artikel nochmal überarbeitet, um Verletzungen des Copyrights zu vermeiden.

[itchy]

Anschriftenfeld positionieren

- Position Vertikal. Von Oben um 5,7 cm zu Gesamte Seite (beim Sparbrief auf 3,4 cm)

5,08 cm (statt 5,7)
http://www.intertast.de/p0400140.htm

[Axel]

Hallo itchy,

Du hast völlig recht. Da hat wohl die OCR-Software versagt. In der Vorlage stand 5,1 cm.

[itchy]

Kein Problem.

Ich finde die Anleitung ganz hilfreich und habe mir auch gleich mal diese 2 Din Briefformen erstellt. Ich habe aber eine Frage an die, die sich etwas mit diesen Din Normen auskennen.

Auf meinen schon genannten Link http://www.intertast.de/p0400140.htm steht bei Betreff (13.2, von oberer Blattkannte ) in Klammern dazu "bei einer vorausgehenden Bezugszeichenzeile".

Bedeutet das dann automatisch, wenn keine Bezugszeichenzeile vorhanden ist, dass der Betreff auf die Position der Bezugszeichenzeile hochrutscht?

Gruß itchy

[Frank Lauer]

Könnte einer von euch die fertigen Vorlagen ins Internet stellen?

[Axel]

Klar, kein Problem. Allerdings habe ich den "Sparbrief" nicht erstellt.
Den anderen findest du hier.

Axel

[Axel]

Du hast recht. Das Problem habe ich auch noch nicht gelöst bekommen, außer indem ich für die Folgeseiten ein neues Dokument mit der Standardvorlage verwende.

Wäre echt klasse, wenn jemand eine Lösung parat hätte.

[Axel]

@Immanuel:

Das Eingabefeld bei "Ihr Zeichen" & Co. ist unterhalb dieser Zeile - und da kannst du dich mit der Tabulatortaste weiterhangeln.

[Stephan]

@Axel

ich muß gestehen den Thread nur unaufmerksam gelesen zu haben, aber es geht doch wohl um die Thematik das die 2.Seite des Dokuments eine andere Kopfzeile haben soll und sich in dieser möglicherweise bereits seitens der Vorlage Inhalt(e) befinden sollen? Dann hier:
viewtopic.php?t=1207#4540

Gruß
Stephan

[Axel]

Hi Stephan,

danke dir, das werde ich gleich mal ausprobieren!

[Axel]

Markiere das gewünschte Feld und mach einen Doppelklick darauf.

[Malik]

Hallo!
Ich habe mich hier angemeldet gerade wegen einem Briefkopf
Nun, der DIN-Brief ist ja ganz nett, aber sieht ehrlich gesagt arm aus. Ich habe einen sehr guten Briefkopf für Word, aber wenn ich den in OO lade wird der nicht korrekt angezeigt.

[Malik]

Hab´s doch hingebogen. Sieht nun wieder nett aus

[Malik]

Auch wenn es bereits das 5. Ergebnis der Suche "Briefkopf Vorlage DIN" war, scheint es manchen nicht leicht zu fallen:
http://www.chip.de/downloads/c1_downloads_13002312.html

[Steffen]

Hallo Lars,

schau dir mal folgende Links an, vielleicht sind sie für den Anfang schon ausreichend.

http://www.tastschreiben.de/p0400010.htm

http://www.rz.fh-ulm.de/projects/onhelp/2_offz2.htm

http://www.download-cards.de/bb/din_676.shtml


Gruß Steffen