OpenOffice.info

Hallo,

mein Problem ist Folgendes: Ich hab eine Excel-Tabelle mit ein paar hundert Kundendatensaetzen. Diese haben jeweils eine Nummer.
Ich mache zu einzelnen Datensaetzen taeglich aktuell Kommentare, um festzuhalten, was ich mache.
Prinzipiell gibt es jeden Tag eine neue solche Uebersicht. Da ich aber ja die Kommentare habe, kann ich nicht so oft eine aktualisierte Uebersicht verwenden - ich braeuchte denn eine Moeglichkeit, die Kommentare moeglichst auf einmal zu uebernehmen und sicherzugehen, dass sie wieder den richtigen Datensaetzen zugeordnet werden.
Bei MS Office geht das mit einem Makro in VBA - hab aber noch nicht genauer rausgekriegt, wie. Gibt's in OO auch eine Moeglichkeit, das zu machen?
Danke!
Gruss,

Moeter

Klingt für mich nach einer Datenbank-Angelegenheit - eine Tabelle mit Kundendaten, eine Tabelle mit Schlüssel Kundennummer+Kommentar-ID.
Wenn Du das aber unbedingt mit Calc abbilden willst, wäre vielleicht SVERWEIS eine Möglichkeit.
Zu Makros gibts hier das Basic-Forum, vielleicht weiss da jemand Rat. Aber Du solltest etwas detaillierter beschreiben.

Hallo,

es ist keine Frage, ob ich das mit CALC abbilden will - das ist eine Uebersicht im Buero. Die krieg ich aus dem System und muss damit arbeiten. Leider gibt es zu diesem Problem keine Moeglichkeit, die von offizieller Seite bereitgestellt wird. Eigtl. ist die Uebersicht in Excel, aber wenn das in Calc ginge, koennt ich es ja jeweils zuhause updaten.
Ich wende mich gern mal an das Basic-Forum. Ich hab von einem anderen Forum schon eine Anleitung fuer ein Makro (in MS Excel), die kapier ich nur noch nicht ganz.
Ich beschreib gern detaillierter, sag mir nur, welche Details Du noch braeuchtest?
Gruss,

Moeter

Mit Makros kann ich Dir nicht helfen, versuchs im Basic-Forum.

Hallo Eia,

danke fuer den Tip! Im Basic-Forum hab ich bereits einen Thread aufgemacht, aber bisher hat da keiner geantwortet. In einem MS Office-Forum hab ich auch mal nachgefragt, aber so wirklich weitergebracht hat mich das auch nicht.
Es ist einfach ein Bloedsinn, dass in unserer Abteilung solche Uebersichten eingesetzt werden und an solche Sachen nicht gedacht worden ist. Aber was will man machen...
Naja, vieleicht komm ich ja noch drauf. Danke!
Ciao,

Friedrich

Ich kann Eia nur zustimmen: klingt nach DB.


Die offenen Fragen wären:
* welches Windows (da XLS), oder bootest Du Knoppix, o.a.
* erfasst Du die Kommentare nur für Dich? Sprich: sollen die Kolleginnen Deine Kommentare sehen können oder sogar bearbeiten? Gleichzeitiger Zugriff? Dann sollte einem Schreiber klar sein ob Du Dich auf einem 'Standard'-Netzwerk mit Abteilungs-/Projektlaufwerken bewegst?
* Was ist ein "Kommentar"? Reiner Text? Formatierte Inhalte, wiederkehrende Phrasen? Von welchen Daten"mengen" per K. reden wir?

kann ich nicht so oft eine aktualisierte Uebersicht verwenden

Die Anmerkung verstehe ich nicht....
a) solltest Du wohl nicht mit veralteten Daten arbeiten, und
b) "musst" Du doch speichern, wenn neue K. erfasst wurden, oder?
Wie oft aktualisierst Du heute?

Mit den Antworten werden wir schon konkreter

Hallo komma4,

ich werd mal versuchen, Deine Fragen der Reihe nach zu beantworten.

- Die Frage nach der Datenbank stellt sich m.E. dafuer nicht, da es sich um eine Excel-Uebersicht handelt, die so auf dem Netzwerkspeicher liegt - da kann ich nichts dran aendern, ich versuche nur, so gut wie moeglich damit arbeiten zu koennen.
- Ich hab Windows XP, im Buero laeuft auch XP. Daheim hab ich ein Dual-Boot-System, also Win XP und Kubuntu Dapper.
- Die Kommentare sind zunaechst nur fuer mich, ich nehm mir ja den Bericht aus dem Netzwerk und speichere eine angepasste Version auf meinem eigenen Rechner bzw. Netzwerkspeicherplatz. Ich will einfach selber immer wissen, was wann passiert ist und bei 500+ Kunden ist das nicht einfach. Natuerlich koennen andere das prinzipiell lesen - wenn sie auf meinen Rechner zugreifen koennen, im Netzwerk taucht es nicht auf.
- Die Kommentare sind ebendies - reiner Text, nicht mehr als ca. 50-60 Zeichen, es soll ja uebersichtlich bleiben.

Zu a) Da stimm ich Dir prinzipiell zu, veraltete Daten sind nie gut. Aber wir haben noch mehrere andere Systeme, wo's dann im Zweifel aktueller ist.
Zu b) Ich aktualisiere die Uebersicht momentan nur so alle paar Wochen. Da wir noch andere Systeme haben, ist es nicht sooo entscheidend, dass alle Zahlen stimmen, nur dass alle Kunden vorhanden sind. Wenn neue hinzukommen - was ich gar nicht mitkriege, die Kunde dringt nicht in die Buchhaltung - ist das natuerlich nicht so gut. Deshalb such ich ja nach einer Moeglichkeit, meine Kommentare moeglichst schnell und als Block zu uebernehmen, damit ich oefter aktualisieren kann.

Hilft das weiter?
Ich versuche halt, meine Arbeit so gut und effektiv wie moeglich zu machen. Da ich den Job vorauss. nicht mehr soo lang mache und nicht weiss, ob und wie so was fuer meinen Nachfolger "aufgehoben" werden kann, ist das natuerlich diskussionswuerdig. Aber es ist ja nie schlecht, was zu wissen.
Gruss,

Moeter

HIlft VIEL!

Wenn es nur für Dich ist, dann bis Du frei
Speichere Deine Kommentare mit einem Schlüssel KundeID - und aus die Laube.

Ein Ansatz, der erweiterungsfähig ist, wenn die Firma später mal profitieren will und sich die Datenstruktur der XLS nicht ändert:
* speichere die Kopie, welche Du ziehst, mit einem konstanten Namen
* Binde sie als Datenquelle ein
* erstelle eine Datenbank KuKo.odt
und tobe Dich aus.

to be continueed ... muss jetzt weg

Hallo komma4,

Dein Optimismus klingt ja sehr vertrauenerweckend.
Vom Grundsatz her sagt mir Deine Erklaerung schon was - aber leider auch nur vom Grundsatz her. Ich bin schon in MS Excel kein ausgesprochener Crack und von OpenOffice hab ich bislang wirklich gar keine Ahnung.
Ich bitte Dich deshalb, mir das ein bisschen mehr aufzudroeseln. Hinweisen auf Anleitungen folge ich natuerlich auch gern, aber ohne Hilfestellung werd ich das wohl nicht hinkriegen.
Ich will auch eigentlich nicht wirklich viel Aufwand treiben, weil ich mit dem Job eh nicht so ganz gluecklich bin und mein Gehalt momentan auch nicht so viel Zusatzaufwand rechtfertigt - aber so was wuerde wahrscheinlich den Gesamtaufwand verringern.
Probieren wir's! Danke schon mal!
Gruss,

Moeter

Aha, also keine Office-Automatisierung

Am Einfachsten wohl sowas:

Neun Calc-Tabelle
Erste Zeile sind Überschriften
* KundenID als Schlüssel
* KuKommentar
* DatumKuKo (zur Führung einer Historie?)
Cursor in A2, Fenster>Fixieren...

Beim Ansehen: werden es zu viele Daten, dann nutze Daten>Filter>Standardfilter über die KundenID

Probiere doch auch mal Folgendes:
Melde die XLS-Datei als Datenquelle an (Datei>Neu>Datenbank... Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen >Tabellendokument und Pfad/Name zur XLS eingeben, speichern)
Ab sofort siehst Du im DB-Browser F4 die Tabellen der XLS.
Markiere die von Dir gewünschte Tabelle links oben *im DB-Browser*, öffne eine neue Calc-Datei, und nutze die Schaltfläche "Daten in Text". Speichere im ODS-Format.
Nach Änderungen an diesen Daten (in Deiner Datenquelle, hier Excel) kannst Du in Deiner ODS durch Daten>Bereich aktualisieren... die Änderungen übernehmen.

Probiere ein bisschen herum....
...und denke (beim Erreichen von "kleinen Lösungen") an Datensicherungen!

Viel Erfolg - hilft das zum Starten?

Hallo,

ich bin nicht sicher, was Du mit "keine Office-Automatisierung" meinst?

das mit der neuen Calc-Tabelle klingt gut. Ist auch sehr aehnlich wie das, was ich sowieso hab. Bloss hab ich in der Excel-Tabelle keinen definierten Schluessel.
Das mit dem Fenster-fixieren und Filter kenn ich ja von Excel.

Bisher hab ich es so gemacht: Ich hab einfach in der .xls-Tabelle alle Felder, die ich nicht brauchte, winzigklein gemacht und dann einfach nach Kunden-ID gesucht (mit einem AutoFilter) und dazu den neuesten Kommentar kopiert.
Diesen Prozess muss ich jetzt nur noch automatisieren, weil es halt zwei, drei Kunden sind

Ich werd das einfach bei naechster Gelegenheit mal ausprobieren, im Zweifel am WE, und mich dann zurueckmelden.
Danke auf jeden Fall!
Gruss,

Moeter

...ich dachte zuerst, Du wolltest für Deine Kolleginnen oder Deinen Auftraggeber etwas entwickeln, ....

Moeter hat geschrieben:Bloss hab ich in der Excel-Tabelle keinen definierten Schluessel. [...]
dann einfach nach Kunden-ID gesucht (mit einem AutoFilter)

? Für mich ist
ID = identifier, eindeutiger Schlüssel

Irgendeine Auszeichnung, die den einen Kunden bestimmt. Wenn eine Kundennummer vorhanden ist: wunderbar. Ansonsten lassen sich andere Schlüssel bilden (und verwenden).

Am Einfachsten ist die Referenzierung von einer Tabelle zu einer anderen.
Beispiel: auf einem Blatt "importData" (Linux, Verwendung eines "benannten Bereichs", im Testfall eine Internetabfrage zum Import eines Feldes.


Deine Kommentare kommen auf ein anderes Blatt. Dort lässt Du Dir aus den importierten Daten die anzeigen, die Du brauchst (Formel =importData.A1)


Verwendest Du den Weg "Verbindung zu einer Datenquelle" bekommst Du Daten in Calc. Es werden alle Daten der Datenquelle importiert. Ich arbeite so, da ich auf DQ Abfragen in SQL ausführen kann.
Definierst Du eine Abfrage, so kannst Du auch dieses Ergebnis als dynamischen Bereich verwenden. Hier lassen sich (für mich) einfachst Daten aus verschiedenen Quellen mit unterschiedlichen Abfrage- und Sortierkriterien verbinden.


Thema " winzigklein " Du brauchst nichts verkleinern: blende Zeilen/Spalten aus, wenn Du sie nicht sehen willst (Kontextmenu einer Z/S)


Wichtig an der Geschichte "Datenquelle" ist das Speichern der Datei mit den Kommentaren als *.ods, weil in XLS keine Aktualisierung des Datenquellenbereichs angeboten wird (zumindest bei meinen Tests auf den Linuxkisten hier).

Moeter hat geschrieben:wir haben noch mehrere andere Systeme, wo's dann im Zweifel aktueller ist.

In die KuKo.ods kannst Du auch mehrere Datenquellen einbinden (eine pro Blatt).
Dann könntest Du die gleichen Spalten mit eventl. NEUEREN oder NEUESTEN Daten auf dem Komm.-Blatt nebeneinander anzeigen. Unterschiede werden dann mit "bedingter Formatierung" kenntlich gemacht.

Wie findest Du den "neuesten" K. zum Kunden?
Und was möchtest Du noch automatisieren?

Hi komma4,

ich kann zu der ganzen Anleitung jetzt noch nicht wirklich was sagen. Bin noch nicht dazugekommen, es zu probieren. Der Feierabend geht so schnell rum und das WE auch, wenn man noch andere Sachen zu tun hat...

Den neuesten Kommentar zu einem Kunden hab ich eigentlich immer: Ich ueberschreibe meine Kommentare und heb nur die Saetze auf, die noch aktuell sind - so werden Kommentare auch mal laenger (bzw. bestehen aus mehreren 1Satz-Kommentaren), aber ich hab nichts veraltetes dastehen. Das waer ja toedlich...
Sonst will ich eigentlich nix automatisieren. Nur die Uebertragung der Kommentare von einem ATB - so heisst diese Uebersicht - in den naechsten.
Schwierig ist halt - hab ich erst die Woche durch Zufall von 'ner Kollegin erfahren *hey, toll, coole Informationspolitik*, dass in dem ATB Kunden, auf deren Konto nichts mehr offensteht und Endkunden mit einer best. Art Vertrag wohl gar nicht auftauchen. Ich blick da noch nicht ganz durch. Das formelle Training, das eigtl. erfolgen sollte, hab ich nie gekriegt und es bleibt eh weiterhin spannend, ob ich alle notwendigen Login-Daten habe, bevor ich meine Kuendigung eingereicht hab
Gruss,

Moeter