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Hallo werte Gemeinde,

System = Win7pro, OO 4.1.2

Problembeschreibung:
Schreiben vieler unterschiedlicher Briefe - auch mit fertigen Formtexten - ist pro Schreiben zu aufwendig !
Suche alternative Lösungsideen und/oder Lösungserfahrungen.

Situation jetzt:
Wir müssen beruflich vielen Briefe schreiben.
Dazu gibt es eine Vorlage (xxx.ott) mit Briefkopf, Erste Seite, Folgeseite etc.
Weiterhin versenden wir
a) frei geschaffene Brieftexte
b) vorformulierte Formtexte (mit freien Bereichen für Änderungen ...) - liegen als xxxx.odt Dateien vor.
(Aktuell circa 350 unterschiedliche Formtexte, also circa 350 unterschiedliche Dateien.

Die Briefempfänger - Adressen kommen über als Datenbank angemeldete Calc-Datei.
Die sonstigen Kundendaten (BeauftragungDatum, Rechnungsnummer, Geburtsdatum etc.) kommen aus weiterer als DB angem. Calc-Datei.

Wie wird hier gearbeitet:
1.) Öffnen der Briefkopfvorlage
2.) Öffnen des benötigten Formschreibens - odt-Datei
3.) Klicken in das Formschreiben und Alles auswählen des Inhalts des Formschreibens
4.) Anklicken der Briefkopfvorlage
5.) Einfügen des Formschreibinhaltes
6.) Formatierung prüfen und eventuell freie Anpassungen vornehmen.
7.) Für Kundendaten: Datenbankverbindung herstellen, Datenbank anklicken, Ordner "Tabellen" anklicken, Tabelle anklicken, Datenbank sortieren, Datensatz über scrollen suchen, Datensatz auswählen, Datensatz einfügen.
8.) Für Empfängerdaten: Datenbankverbindung herstellen, Datenbank anklicken, Ordner "Tabellen" anklicken, Tabelle anklicken, Datenbank sortieren, Datensatz über scrollen suchen, Datensatz auswählen, Datensatz einfügen.
9.) Abspeichern und Drucken.

Das ist alles wahnsinnig zeitaufwendig pro Schreiben.

Allein schon die Abarbeitung der Punkte 7. und 8. (Datensätze raussuchen ...) nerven gewaltig.

Gibt es dazu Erfahrungen, wie man das eleganter und schneller erledigen kann ?

Danke Oohh

Gibt es dazu Erfahrungen, wie man das eleganter und schneller erledigen kann ?

Formtexte:
Die Formtexte kann man als Textbausteine anlegen und dann auch als Extension verteilen und bei Notwendigkeit aktualisieren. Die Auswahl dafür könnte man über eine Schaltfläche in einer Symbolleiste machen (wo bei Autotexten ein Ausklapp'menü' möglich ist), flexibler mit einem separaten Hauptmenüeintrag und Untereintragen plus Makro oder drittens als Dialog mit Combobox oder Listbox (Combobox hätte den Vorteil das man (alternativ zur Mausbedienung) jeweils die ersten Buchstaben eintippen kann und damit zum passenden Eintrag springt.

Was man optimal wählt ist von konkreten Anforderungen abhängig, wenn es um Bedieneffizienz geht würde ich einen separaten Hauptmenüpunkt bevorzugen, weil das auf Dauer flexibler ist flexibler weil aus der Erfahrung (ich programmiere sowas auch beruflich für Kunden) später häufig noch zusätzliche Dinge gewünscht werden, sobald man sieht was alles möglich ist. Aktualisierungen können auch hier dann per Extension bequem verteilt werden.

Punkte 7. und 8.
Meines Erachtens eindeutig Dialog plus Combobox oder Listbox plus Makros zum Einfügen. Da der Dialog bei Bedarf auch nicht-modal (d.h. wärend der Dialog offen ist kann im Dokument trotzdem direkt geschrieben werden) sein kann kann der praktisch auch die ganze Zeit offen sei und man spart sich jeweils den einen Klick zm Öffnen.


Allgemeine Erfahrung ist das man bei solchen Automatisierungen gründlich überlegen sollte wie es am bedienungs-effizientesten implementiert wird (denn in der Praxis kostet jeder einzelne Mausklick Zeit) und ruhig etwas höheren Aufwand bei der Programmierung treiben, denn der rechnet sich später schnell wenn man das häufig nutzt.
Der Punkt dabei ist das sich schon 5-10 Sekunden Ersparnis pro Dokument im Laufe weniger Monate extrem rechnen können wenn man täglich viele Dokumente bearbeitet - einfach mal selbst durchrechnen.



Gruß
Stephan

Danke für die Lösungsanalyse.

Da sind ja interessante Wege skizziert.
Ich wußte gar nicht, daß man Dialogboxen aufsetzen kann.

Gibt es dazu irgendwo Live-Beispiele zum angucken ?

Grüße Oohh

Gibt es dazu irgendwo Live-Beispiele zum angucken ?

Ein Menü ist ein Menü, egal ob durch Extension verteilt oder händisch (Extras-Anpassen) angelegt, ebenso eine Schaltfläche in einer Symbolleiste, ein Beispiel für einen Dialog mit Listboxen und Extension liefern mottco:
http://calc-info.de/makros.htm#mottco

oder Serienbriefbedingungen:
http://calc-info.de/makros.htm#serienbriefbedingungen



Gruß
Stephan