von EGO » Mo, 28.05.2012 01:00
Was die Adreßverwaltung angeht: Bei mir hat es sich bewährt, daß ich in der Adreßtabellendatei zwei Tabellen anlege. Eine mit den aktiven und eine mit den passiven Adressen, in die all diejenigen geschoben werden, die aus einem bestimmten Grund nicht mehr aktiv sein sollen. Aber das hängt auch stark davon ab, wie die Adressen genutzt werden.
Für Adressen von Mitarbeitenden, Teammitgliedern... funktioniert diese Aufteilung recht gut, und es lohnt sich meist, aussortierte Datensätze nicht zu löschen, sondern sie aufzuheben (und sei es, um später mal nachzusehen, zu welcher Zeit eine Person "aktiv" war - dafür gibt es bei mir ein Datenfeld).
Gerade wenn Sie
Mailings oder andere gar Werbeanschreiben erstellen,
für die Sie selber Adressen zusammensuchen, Absagen erhalten und verhindern müssen, daß eine einmal gelöschte Person plötzlich wieder auftaucht, würde ich auch der oben genannten Methode mit dem Sortierfeld greifen. Dabei fällt Ihnen schneller auf, wenn ein Name zweimal unmittelbar untereinander steht, weil Sie die Person "neu" aufgenommen und dabei übersehen haben, daß sie sie schon einmal gelöscht hatten.
Ich persönlich wundere und ärgere mich regelmäßig über Anschreiben, die mich zwei- oder dreimal erreichen, weil sie mal an die Firma, mal ans Büro und dann an mich persönlich gerichtet und somit offenkundig als drei verschiedene Datensätze angelegt sind. Das erweckt bei mir den Eindruck einer ungepflegten Datenbank, deren Nutzer sich nicht die Mühe macht, auch mal nach Doppelungen zu suchen. Wenn er sich auch sonst so wenig Mühe gibt, sauber zu arbeiten, legt sich mir der Verdacht nahe, daß ich bei einem anderen Dienstleister als Kunde womöglich besser aufgehoben bin.
Nach dem Anlegen der Datenquelle ist ihre Pflege das A und O.
Bezüglich der
Archivierung der Briefe. Erste Frage: Gibt es einen "Auftraggeber" (Chef, Firma, Kunde, Verein...) für diese Daten? Falls ja, sollten Sie ihn fragen, was Sie wie archivieren sollen. Zu früh gelöschte Daten sind peinlich, sammelwütig begangene Verstöße gegen den Datenschutz möglicher Weise sogar strafbar. Beides sollten Sie vermeiden
. Im Prinzip genügt es, die Serienbriefvorlage aufzuheben und ggf. mit einem Vermerk zum Verteiler zu versehen. Insbesondere wenn dieser Verteiler nicht in knappen Worten festgehalten werden kann oder wenn Sie auf mehreren Briefen nachträglich noch personalisierte Anmerkungen gemacht haben, sollten Sie - wie oben genannt - aber den kompletten Briefsatz in einem Dokument speichern. Hier würde ich pdf vorschlagen, damit gewährleistet ist, daß nichts mehr geändert wird (die Briefe können Sie ja nach dem Versenden auch nicht mehr ändern *g*). Beim speichern als pdf können Sie auch einen passenden Namen für die Datei anlegen.
Hilft das weiter? Dann wünscht EGO frohe Pfingsten..
[b][u]Was die Adreßverwaltung angeht[/u][/b]: Bei mir hat es sich bewährt, daß ich in der Adreßtabellendatei zwei Tabellen anlege. Eine mit den aktiven und eine mit den passiven Adressen, in die all diejenigen geschoben werden, die aus einem bestimmten Grund nicht mehr aktiv sein sollen. Aber das hängt auch stark davon ab, wie die Adressen genutzt werden. [b]Für Adressen von Mitarbeitenden, Teammitgliedern...[/b] funktioniert diese Aufteilung recht gut, und es lohnt sich meist, aussortierte Datensätze nicht zu löschen, sondern sie aufzuheben (und sei es, um später mal nachzusehen, zu welcher Zeit eine Person "aktiv" war - dafür gibt es bei mir ein Datenfeld).
Gerade wenn Sie[b] Mailings oder andere gar Werbeanschreiben[/b] erstellen, [b]für die Sie selber Adressen zusammensuchen[/b], Absagen erhalten und verhindern müssen, daß eine einmal gelöschte Person plötzlich wieder auftaucht, würde ich auch der oben genannten Methode mit dem Sortierfeld greifen. Dabei fällt Ihnen schneller auf, wenn ein Name zweimal unmittelbar untereinander steht, weil Sie die Person "neu" aufgenommen und dabei übersehen haben, daß sie sie schon einmal gelöscht hatten.
Ich persönlich wundere und ärgere mich regelmäßig über Anschreiben, die mich zwei- oder dreimal erreichen, weil sie mal an die Firma, mal ans Büro und dann an mich persönlich gerichtet und somit offenkundig als drei verschiedene Datensätze angelegt sind. Das erweckt bei mir den Eindruck einer ungepflegten Datenbank, deren Nutzer sich nicht die Mühe macht, auch mal nach Doppelungen zu suchen. Wenn er sich auch sonst so wenig Mühe gibt, sauber zu arbeiten, legt sich mir der Verdacht nahe, daß ich bei einem anderen Dienstleister als Kunde womöglich besser aufgehoben bin. [b]Nach dem Anlegen der Datenquelle ist ihre Pflege das A und O.[/b]
Bezüglich der [b][u]Archivierung der Briefe[/u][/b]. Erste Frage: Gibt es einen "Auftraggeber" (Chef, Firma, Kunde, Verein...) für diese Daten? Falls ja, sollten Sie ihn fragen, was Sie wie archivieren sollen. Zu früh gelöschte Daten sind peinlich, sammelwütig begangene Verstöße gegen den Datenschutz möglicher Weise sogar strafbar. Beides sollten Sie vermeiden 8) . Im Prinzip genügt es, die Serienbriefvorlage aufzuheben und ggf. mit einem Vermerk zum Verteiler zu versehen. Insbesondere wenn dieser Verteiler nicht in knappen Worten festgehalten werden kann oder wenn Sie auf mehreren Briefen nachträglich noch personalisierte Anmerkungen gemacht haben, sollten Sie - wie oben genannt - aber den kompletten Briefsatz in einem Dokument speichern. Hier würde ich pdf vorschlagen, damit gewährleistet ist, daß nichts mehr geändert wird (die Briefe können Sie ja nach dem Versenden auch nicht mehr ändern *g*). Beim speichern als pdf können Sie auch einen passenden Namen für die Datei anlegen.
Hilft das weiter? Dann wünscht EGO frohe Pfingsten..