Neues Dokument aus verschiedenen Zellen vieler anderer Dokum

Das Tabellenkalkulationsprogramm

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Neues Dokument aus verschiedenen Zellen vieler anderer Dokum

Beitrag von Officeclerk » Mo, 10.11.2014 22:32

Hallo zusammen,

tja, die Überschrift sagt es schon-
ich habe mir eine Vorlage zusammengezimmert, aus der ich jeden Tag einen Kassenbericht generiere.

Darin sind u.a.:
Summe Umsatzsteuer 7%, Summe USt. 19%, Summe Vorsteuer 7%, Summe Vorsteuer 19%, die dazugehörigen Netto- und Bruttobeträge, etc.

Ich würde mir nun gerne aus den entsprechenden Zellen jedes Kassenberichtsdokuments (pro Tag ein Dokument) ein zusammenfassendes Dokument basteln, das den Vorgaben des Finanzamts entsprechend verschiedene Daten zusammenfasst.

Im Wesentlichen sind das die
  • Bemessungsgrundlage
    ohne Umsatzsteuer (Nettobeträge) zu jeweils 7% und 19%
  • Summe USt 7%
  • Summe USt 19%
  • Summe der Vorsteuerbeträge
Aus allen Tageskassenberichten müssten dann also diese Summen gebildetwerden.

Ich hoffe, das ist soweit klar, ohne dass ein Beispieldokument notwendig wäre (oder ich müsste das mit Dummy-Daten füttern, ich will ja meine Millionenumsätze nicht überall hinauströten ;-))

Schön wäre es, wenn das irgendwie mit Calc "Bordmitteln" ginge. Wenn dazu Programmierarbeit notwendig ist, würde die Umsetzung bei mir noch etwas dauern (bin gerade erst mit Python angefangen, das nimmt man doch dazu, oder?)


Danke schonmal!



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Re: Neues Dokument aus verschiedenen Zellen vieler anderer D

Beitrag von mikeleb » Di, 11.11.2014 08:27

Hallo,
eine anonymisierte Beispieldatei wäre schon hilfreich.
So mal losgedacht: Du könntest die DDE()-Funktion nutzen.
Mal angenommen, deine Kassenberichte befinden sich alle in einem Verzeichnis (DeinPfad), werden nach einem festen Schema benannt (z. B. Kassenbericht_2014-10-17.ods), der Bericht befindet sich auf Tabelle1 und die Summe der Umsatzsteuer 7% in Zelle B1.
Weiter angenommen, in deinem Zieldokument hast in Spalte A das Datum (in A2 z.b. den 17.10.2014) , dann greift du per

Code: Alles auswählen

=DDE("soffice";"DeinPfad" & "Kassenbericht_" & text(a2;"jjjj-mm-tt") & ".ods";"Tabelle1.B1")
auf diesen Wert zu.
Andererseits wäre es überlegenswert, das ganze System zu überdenken. Vielleicht:
1) eine Datei pro Monat, erstes Blatt zu laufenden Dateneingabe, ein Blatt Monatzusammenfassung, je Tag ein Blatt als Kassenbericht
2) als Datenbank (ab einer gewissen Datenmenge am effektivsten)
Gruß,
mikeleb

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Re: Neues Dokument aus verschiedenen Zellen vieler anderer D

Beitrag von komma4 » Di, 11.11.2014 10:42

Das "Andererseits" von @mikeleb ist sicherlich dre richtige Weg:

man verteilt nicht alle Daten auf viele Dokumente, um sie umständlich wieder zusammen zu führen, sondern:

alle Kassenbuch-Einträge in eine CALC-Datei, aus der bei Bedarf einzelne Tage (über die "Serienbrief"-Funktion: CALC als Datenquelle anmelden) in ein (Writer-)Dokument übernommen werden
Cheers
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Re: Neues Dokument aus verschiedenen Zellen vieler anderer D

Beitrag von Officeclerk » Di, 11.11.2014 14:23

Hallo,

und Danke erstmal für die Antworten!
Ich habe schon befürchtet, dass es nicht einfach wird.... :?
Du könntest die DDE()-Funktion nutzen.
Also, "DDE" steht wohl für "Dynamic Data Exchange"; ich habe im Wiki ein paar Fundstellen dazu entdeckt- sieht aber alles sehr kompliziert aus.
Mal angenommen, deine Kassenberichte befinden sich alle in einem Verzeichnis (DeinPfad), werden nach einem festen Schema benannt (z. B. Kassenbericht_2014-10-17.ods), der Bericht befindet sich auf Tabelle1 und die Summe der Umsatzsteuer 7% in Zelle B1.
Das sind jetzt die Angaben für Dein netterweise gegebenes Beispiel. Ich wollte jetzt erstmal nur bestätigen, dass prinzipiell meine Dokumente so angeordent sind, also: jeweils derselbe Ordner (Verzeichnis), festes Schema der Dateinamen, alles auf jeweils "Tabelle 1" (wobei ich hier nie kapiere, wie die unterschiedlichen Tabellen innerhalb einer Calc-Datei behandelt bzw. unterschieden werden...) und die jeweiligen Angaben (z.B. "USt 7%") in jeweils der selben Zellenkoordinate (oder wie nennt man das?).

Das große Rätsel für mich ist, was dieser DDE jetzt genau macht....da habe ich jetzt ein bisschen Schiss irgendwas kaputtzumachen :?
Es könnte aber vielleicht ja sogar eine sehr elegante Lösung sein.

Andererseits wäre es überlegenswert, das ganze System zu überdenken. Vielleicht:
1) eine Datei pro Monat, erstes Blatt zu laufenden Dateneingabe, ein Blatt Monatzusammenfassung, je Tag ein Blatt als Kassenbericht
2) als Datenbank (ab einer gewissen Datenmenge am effektivsten)
zu 1: Hört sich sehr gut an. Ich bin schon stolz auf mein bisheriges, eher primitives Gebastel, hier wüsste ich nicht, wie man das macht. Mein bescheidener Kenntnisstand ist so, dass ich mit einfachen Hausmitteln innerhalb einer Datei zurechtkomme. Gibt es dazu irgendwo eine "Bastelanleitung"?

zu 2: Da habe ich schonmal dran gedacht, mich aber, siehe oben, noch nicht herangetraut. Wahrscheinlich gibt es auch irgendwelche Interaktionen zwischen Datenbank und Calc, oder? Oder würde ich das dann nur innerhalb der OO Applikation Datenbank realisieren? Gibt es hierzu "Bastelanleitungen"?


Im Calc-Menü "Daten" gibt es verschiedene Menüpunkte, die den Anschein erwecken, als könnten sie hier irgendwie hilfreich sein- oder bin ich da total auf dem Holzweg?


man verteilt nicht alle Daten auf viele Dokumente, um sie umständlich wieder zusammen zu führen, sondern:

alle Kassenbuch-Einträge in eine CALC-Datei, aus der bei Bedarf einzelne Tage (über die "Serienbrief"-Funktion: CALC als Datenquelle anmelden) in ein (Writer-)Dokument übernommen werden
OK, also eine Datei- soweit klar.
Das weitere Vorgehen verwirrt mich jetzt komplett: Das Ganze sind doch eigentlich typische Tabellenkalkulationsanwendungen- warum soll jetzt ein Textdokument mit Writer daraus erstellt werden? Ich vermute mal, dass die "Serienbrief"-Funktion eherein Vehikel zum Transport der Daten von A nach B darstellt. ABer das muss doch auch irgend wie innerhalb von Calc möglich sein: entweder z.B. mit Funktionen aus dem Datenmenü oder mit DDE, oder....

Wahrscheinlich gibt es ja nicht _die_ beste Lösung, aber ich bin jetzt etwas verwirrt :?


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Re: Neues Dokument aus verschiedenen Zellen vieler anderer D

Beitrag von mikeleb » Di, 11.11.2014 18:05

Hallo,

erst mal eine schnelle Antwort:
Mit der DDE-Funktion machst du nichts kaputt. Lege dir einfach mal eine neue Datei an und probiere den Befehl aus.
ich habe im Wiki ein paar Fundstellen dazu entdeckt
Einfacher ist die Programmhilfe.
sieht aber alles sehr kompliziert aus.
Probiere es einfach - und wenn es nicht geht: weiterfragen.

Für weitere Tipps wäre es einfacher, wenn du mal eine Beispieldatei eines Kassenberichts zur Verfügung stellst (wichtig ist die Struktur, es reichen ein, zwei Dummy-Einträge).
Gruß,
mikeleb

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Re: Neues Dokument aus verschiedenen Zellen vieler anderer D

Beitrag von lorbass » Di, 11.11.2014 19:30

Officeclerk hat geschrieben:wobei ich hier nie kapiere, wie die unterschiedlichen Tabellen innerhalb einer Calc-Datei behandelt bzw. unterschieden werden...
@mikileb: Es scheitert also schon am Basiswissen für Calc. Da stelle ich mal die Frage in den Raum, wie denn jemand den Zugriff auf Tabellen in einer „entfernten“ Datei per DDE verstehen soll, der nicht mal verstanden hat, wie er Daten einer zweiten Tabelle in derselben Datei verwenden kann?

@Officeclerk: Ich plädiere dafür, dass du dich für's erste mit dem Allernotwendigsten für die Benutzung von Calc vertraut machst.
Gruß
lorbass

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Re: Neues Dokument aus verschiedenen Zellen vieler anderer D

Beitrag von Gert Seler » Mi, 12.11.2014 13:43

Hallo Officeclerk,
für "FirmenGründer" gehört es zur ersten Pflicht, einen Steuerberater zu konsultieren, der einem erklärt,
welche "Grundpflichten" ich gegenüber "Steuerbehörde und IHK und anderen Behörden" habe.

bitte lesen :http://www.gruenderlexikon.de/vorlagen/ ... e-umsaetze
Desweiteren sollte er vorschlagen, welche "Möglichkeiten" des "Umsatznachweises" das "Finanzamt" noch akzeptiert.
Nachfragen welche "Musterlösungen" er empfehlen kann. Es müssen nicht immer die vom "Finanzamt" sein.
Preiskalkulation erforschen. Abschreibungen für "Gebrauchsgüter" z.B.: Büroeinrichtung; IT_Artikel usw. erfragen.
Zuhause nach "Softwarelösungen" "googeln". Hier : http://www.office-center-epj.de/Kassenbuch.htm
als Beispiel.
Zur Hilfe in "LibreOffice" Handbücher: http://de.libreoffice.org/get-help/documentation/

So das wäre es erst einmal.

mfg
Gert
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Re: Neues Dokument aus verschiedenen Zellen vieler anderer D

Beitrag von Officeclerk » Di, 25.11.2014 14:24

Hallo zusammen,

und Danke für die Hinweise.

@lorbass: Ja, so ganz unrecht hast Du nicht. Danke für die Links, ich habe schon ein paar Sachen nachgeschlagen und werde mich damit fortbilden.

@Gert: Danke auch Dir für die Hinweise. Ja, ausgerechnet mit diesem Thema bin ich sogar etwas "vorbelastet". Wenn der Stress weg ist, werde ich, bei allgemeinem Interesse, mal was dazu schreiben. Die Links habe ich noch nicht genau nachgeschaut, werde das aber tun. In der allerkürzesten Kürze an dieser Stelle: Eine komplette Kassenführung, die nur auf elektronischen Tabellen aus einem regulären Officeprogramm beruht (also schon bei der Eingabe der Umsätze), wird niemals von einer Finanzbehörde anerkannt, Stichwort: "GDPdU".

@mikeleb: Ich möchte das mit dem DDE doch mal ausprobieren, dazu habe ich eine Beispieldatei angehängt, die aber nicht ganz vollständig ist (daher die ganzen REF-Fehler). Es fehlt die Preisliste mit den Produkten; aus der werden dann Brutto- und Nettoumsätze, sowie die USt.mit 7% und 19% gezogen.

Kurz zum Pfadformat:
Ich habe die Dateien auf einem Stick, der mit "J" bezeichnet wird. Auf den einzelnen Dokumenten, steht der Pfad jeweils in der Fußzeile. Dort hat er folgendes Format: file:///J:/usw..... Fange ich bei der Angabe mit file:... oder mit J:... an?

In der Beispieldatei ist also die USt 7% in F8 und die USt 19% in F9

Nochmal zu Deinem Beispiel:
=DDE("soffice";"DeinPfad" & "Kassenbericht_" & text(a2;"jjjj-mm-tt") & ".ods";"Tabelle1.B1")
"soffice"
Das bleibt immer so?

"DeinPfad"
Siehe oben

"Kassenbericht_"
Ist dann der Dateiname des jeweiligen Kassenberichts, ja?

& text(a2;"jjjj-mm-tt") & ".ods";"Tabelle1.B1"
Das bitte nochmal erklären...

Wobei sich bei mir die Berichte immer auf Tabelle 1 befinden und die USt 7% in F8 und die USt 19% in F9.

Ich würde mich freuen, wenn ich das noch hinkriegte.... :)


Der
Officeclerk
Dateianhänge
Beispiel Kassenbericht 1.ods
(16.8 KiB) 75-mal heruntergeladen
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Re: Neues Dokument aus verschiedenen Zellen vieler anderer D

Beitrag von mikeleb » Di, 25.11.2014 17:48

Hallo Officeclerk,

ich interpretiere es mal so, dass deine Beispieldatei eine Kassenberichstdatei eines Tages darstellen soll.
Frage: Welchen Dateinamen hat sie? (ich würde sowas wie Kassenbericht_2014-11-11.ods nehmen)
Für die Zusammenfassung denke ich mir eine Tabelle, in der in der 1. Spalte das Datum steht. Aus diesem Datum (z. B. in A2) lässt sich dann der Dateiname bauen (per Formel: "Kassenbericht_" & text(a2;"jjjj-mm-tt") & ".ods") (probier die Formel einfach mal aus)
Die komplette Formel heißt dann:

Code: Alles auswählen

=DDE("soffice";"J:/???/" & "Kassenbericht_" & text(a2;"jjjj-mm-tt") & ".ods";"Tabelle1.F10")
um z. B. die gesamte Unsatzsteuer auszulesen.
"soffice" bleibt immer so (wie du in der Programhilfe gelesen hast - lesen kannst)
"J:/???/" & "Kassenbericht_" & text(a2;"jjjj-mm-tt") & ".ods" ist der Dateiname inklusive Pfad (J:/???/ für alle deine Kassenberichte) und Dateiendung (Zitat Programmhilfe)
"Tabelle1.F10" ist die Zelle die ausgelesen wird (Zitat Programmhilfe)

Der umgekehrte Weg über eine Übersichtsdatei aus der die einzelenen (Tages-)Kassenberichte erstellt werden halte ich immer noch für besser und effizienter.
Gruß,
mikeleb

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Re: Neues Dokument aus verschiedenen Zellen vieler anderer D

Beitrag von Officeclerk » Di, 25.11.2014 21:55

Hallo mikeleb,
mikeleb hat geschrieben: ich interpretiere es mal so, dass deine Beispieldatei eine Kassenberichstdatei eines Tages darstellen soll.
Korrekt
mikeleb hat geschrieben:Frage: Welchen Dateinamen hat sie? (ich würde sowas wie Kassenbericht_2014-11-11.ods nehmen)
Der Dateiname ist jeweils das Datum in Format TT-MM-JJJJ

mikeleb hat geschrieben:Für die Zusammenfassung denke ich mir eine Tabelle, in der in der 1. Spalte das Datum steht. Aus diesem Datum (z. B. in A2) lässt sich dann der Dateiname bauen (per Formel: "Kassenbericht_" & text(a2;"jjjj-mm-tt") & ".ods") (probier die Formel einfach mal aus)
Die komplette Formel heißt dann:

Code: Alles auswählen

=DDE("soffice";"J:/???/" & "Kassenbericht_" & text(a2;"jjjj-mm-tt") & ".ods";"Tabelle1.F10")
um z. B. die gesamte Unsatzsteuer auszulesen.
Zuerst zur Syntax: Da ich Windows benutze, müsste ich doch Backslashes [\] nehmen, oder? Merkwürdig ist, dass die Ausgabe des Pfades in der Fußzeile ganz normale Slashes [/] zeigt. :?

Dann bin ich mir jetzt nicht sicher, ob das zum Ziel führt:
Ich will ja aus allen Dateien [Kassenberichten] eines Monats, das sind im Schnitt ca. 20 Stück, die notwendigen Daten auslesen. Dann müsste ich doch irgendwie angeben "nimm Datei x bis Datei y und lese die Felder A1, A2, A3,... aus, um den Inhalt dann in der Datei z in den Feldern B1, B2, B3,... anzuzeigen" oder so ähnlich. Ich hoffe, ich habe irgendwas übersehen, aber momentan sieht es für mich so aus, als müsste jede einzelne Datei mit allen Feldern, aus denen Daten gelesen werdenb sollen, explizit benannt werden, also keine Angabe eines Bereichs wie iin meinem Beispiel ("Datei x bis y", wobei die natürlich im selben Ordner wären).

Die Programmhilfe nennt unter Syntax von DDE zwar auch "Bereich" aber, es ist, denke ich, eher der Bereich innerhalb eines Dokuments, aus dem Daten ausgelesen werden sollen, oder? Zitat: "Bereich ist ein Bereich, aus dem Daten gelesen werden sollen."

Hmmm.. irgendwie habe ich mich da verirrt... :?

mikeleb hat geschrieben:"soffice" bleibt immer so (wie du in der Programhilfe gelesen hast - lesen kannst)
Ja, hab's jetzt auch gesehen: das ist sozusagen der Server

mikeleb hat geschrieben:"J:/???/" & "Kassenbericht_" & text(a2;"jjjj-mm-tt") & ".ods" ist der Dateiname inklusive Pfad (J:/???/ für alle deine Kassenberichte) und Dateiendung (Zitat Programmhilfe)
"Tabelle1.F10" ist die Zelle die ausgelesen wird (Zitat Programmhilfe)
Gleiches Problem wie oben...
mikeleb hat geschrieben:Der umgekehrte Weg über eine Übersichtsdatei aus der die einzelenen (Tages-)Kassenberichte erstellt werden halte ich immer noch für besser und effizienter.
Du meinst das hier?:
komma4 hat geschrieben:
alle Kassenbuch-Einträge in eine CALC-Datei, aus der bei Bedarf einzelne Tage (über die "Serienbrief"-Funktion: CALC als Datenquelle anmelden) in ein (Writer-)Dokument übernommen werden
Vielleicht ist mein Einwand hier kindisch, aber irgendwie stört mich hier die Sereienbrieffunktion und das Writer Dokument, wo es sich doch um eine typische Tabellenanwendung handelt...

Pardon wegen der vielen Fragen, aber ich ahbe eine Knoten im Kopf... :?


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Re: Neues Dokument aus verschiedenen Zellen vieler anderer D

Beitrag von mikeleb » Di, 25.11.2014 22:43

Hallo,

du hast mit dem Slash Recht.
Also Korrektur:

Code: Alles auswählen

=DDE("soffice";"J:\???\" & text(a2;"tt-mm-jjjj") & ".ods";"Tabelle1.F10")
Ein Ansatz für die Auswertunsgdatei fndest du anbei. Dabei klärt sich auch die Auswertung aller Kassenberichte eines Monats. (ggf. den Pfad anpassen)
Die Formel in C2 kannst du nach unten kopieren (oder nach unten ziehen) und schon hast du die Daten aller Tage die in Spalte A angegeben sind.

Für den umgekehrten Weg: Eine Datei für jeden Monat (1. Blatt Übersicht, im weiteren für jeden Tag ein Blatt)
Eine Schnellschusslösung ist ebenfalls dabei. Du musst dich entscheiden, ob du die Erfassung auf den Blättern der einzelen Tage machst und die Daten auf dem 1. Blatt zusammengefasst werden (so wie ich's getan habe) oder umgekehrt: Auf dem 1. Blatt die Daten eintragen und (per Formel) auf die Tagesblätter übertragen (ist effizienter) - hängt alles davon ab, was du im einzelnen mit den Dingen anfangen willst.
Dateianhänge
kassenberichte_komplett.ods
(31.78 KiB) 70-mal heruntergeladen
kassenberichte_zusammenfassung.ods
(34.13 KiB) 78-mal heruntergeladen
Gruß,
mikeleb

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Re: Neues Dokument aus verschiedenen Zellen vieler anderer D

Beitrag von TrueColor » Mi, 26.11.2014 07:55

Officeclerk hat geschrieben:
mikeleb hat geschrieben:Frage: Welchen Dateinamen hat sie? (ich würde sowas wie Kassenbericht_2014-11-11.ods nehmen)
Der Dateiname ist jeweils das Datum in Format TT-MM-JJJJ
Schlechte Idee, du suchst dir nen Wolf, wenn du die Dateien dann mal zu Fuß im Dateisystem handhaben willst, da die Dateien da streng alphabetisch sortiert werden, d.h., der 01-08-2014 wird vor dem 30-07-2014 sortiert. Verwende das Iso-Datumsformat, also JJJJ-MM-TT, dann ist es alphabetisch und logisch in der gleichen richtigen Reihenfolge (das versuche ich hier im Geschäft den Leuten schon seit Jahren beizubringen).
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Re: Neues Dokument aus verschiedenen Zellen vieler anderer D

Beitrag von Officeclerk » Mi, 26.11.2014 14:37

Hallo mikeleb,

nochmals Danke!

Hab's gerade probiert- es läuft aber noch nicht...


mikeleb hat geschrieben: Ein Ansatz für die Auswertunsgdatei fndest du anbei. Dabei klärt sich auch die Auswertung aller Kassenberichte eines Monats. (ggf. den Pfad anpassen)
Ja, habe es jetzt gesehen- die Formel übernimmt dann das sich fortschreibende Datum.
Also so:

mikeleb hat geschrieben:Die Formel in C2 kannst du nach unten kopieren (oder nach unten ziehen) und schon hast du die Daten aller Tage die in Spalte A angegeben sind.

Aber irgendwo hakt es leider noch, denn überall in der Spalte C wird #NV angezeigt. Ich schreibe mal den vollständigen Pfad auf (Eigennamen habe ich durch xxxx ersetzt):

Code: Alles auswählen

=DDE("soffice";"J:\xxxx Betrieb\Kasse\Kassenzählung\Kasse 2014\Kasse 10-2014" & TEXT(A2;"tt-mm-jjjj") & ".ods";"Tabelle1.G128")
Das auszulesende Feld habe ich in G128 geändert, wie in der echten Datei; außerdem habe ich die Daten in der Datumsspalte von kassenberichte_zusammenfassung.ods für den Oktober umgeschrieben, da es sich ja auf den Oktober bezieht. Irgendwas muss ich falsch gemacht haben... denn überall in Spalte C steht #NV :?

mikeleb hat geschrieben:Für den umgekehrten Weg: Eine Datei für jeden Monat (1. Blatt Übersicht, im weiteren für jeden Tag ein Blatt)
Eine Schnellschusslösung ist ebenfalls dabei. Du musst dich entscheiden, ob du die Erfassung auf den Blättern der einzelen Tage machst und die Daten auf dem 1. Blatt zusammengefasst werden (so wie ich's getan habe) oder umgekehrt: Auf dem 1. Blatt die Daten eintragen und (per Formel) auf die Tagesblätter übertragen (ist effizienter) - hängt alles davon ab, was du im einzelnen mit den Dingen anfangen willst.
Ich denke, das wird der Plan für's nächste Jahr :)

@Truecolor:
TrueColor hat geschrieben: Schlechte Idee, du suchst dir nen Wolf, wenn du die Dateien dann mal zu Fuß im Dateisystem handhaben willst, da die Dateien da streng alphabetisch sortiert werden, d.h., der 01-08-2014 wird vor dem 30-07-2014 sortiert. Verwende das Iso-Datumsformat, also JJJJ-MM-TT, dann ist es alphabetisch und logisch in der gleichen richtigen Reihenfolge (das versuche ich hier im Geschäft den Leuten schon seit Jahren beizubringen).
Da hast Du recht- auch das werde ich ändern. Bis jetzt ging das, weil jeder Monat einen eigenen Ordner hat.


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Re: Neues Dokument aus verschiedenen Zellen vieler anderer D

Beitrag von mikeleb » Mi, 26.11.2014 15:32

Hallo,
es fehlt in der Formel nur ein Backslash:

Code: Alles auswählen

=DDE("soffice";"J:\xxxx Betrieb\Kasse\Kassenzählung\Kasse 2014\Kasse 10-2014\" & TEXT(A2;"tt-mm-jjjj") & ".ods";"Tabelle1.G128")
Gruß,
mikeleb

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Re: Neues Dokument aus verschiedenen Zellen vieler anderer D

Beitrag von Officeclerk » Mi, 26.11.2014 18:46

Hallo mikeleb,

mikeleb hat geschrieben: es fehlt in der Formel nur ein Backslash:
:shock: Wahnsinn! Es funktioniert!
Ich bin total aus dem Häuschen!! :-D
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