Excel-Filegröße mit OoCalc minimieren?

[Peti2302]

Huhu Ihr Lieben,

wusste nicht, wie ich den Titel aussagefähiger machen konnte, aber ich hoffe, Ihr könnt mir zum Verständnis weiterhelfen.

Es ist so: Ich habe auf der Arbeit Excel-Dateien. Diese sind mit Grafiken überlagert (d.h., über der jew. Markenbezeichnung ist ein Logo der Marke gelagert).
Ich weiß mittlerweile schon, dass, wenn man die Zeilen löscht, man erst das Logo entfernen muss, da dieses sonst unsichtbar irgendwo in der Tabelle vor sich hinschlummert und dementsprechend Speicherplatz belegt.... also erst Logo löschen, dann Zeile löschen.

Dies ist aber über Monate hinweg nicht gemacht worden, und somit haben meine Excel-Dateien mittlerweile eine immense Speichergröße angenommen.

Nun bin ich heute morgen mal auf die glorreiche Idee gekommen, diese Tabellen mal mit Open Office zu öffnen, neu abzuspeichern, und dann wieder mit Excel zu öffnen. Und siehe da... die Größe bei einer Datei ist z.B. von 4,96 MB auf 942 KB geschrumpft!

Wie kann das... was ist da passiert? Geht mir da auch wirklich nichts verloren? Möchte das auch verstehen können.

Heißt das, dass beim Open Office dann nicht erst das Logo und dann die Zeile gelöscht werden muss?

Sind die versteckten Logos bei diesem Vorgang entfernt worden?

LG, Petra

[balu]

Hallo,

@Nils

könnte das ggf auch der "Speichern" und "Speichern unter" Effekt sein.

Wie meinen? Erklär mal genauer.

Beim Speichern wird quasi fortgeschrieben, beim Speichern unter quasi die Datei in zum jetzt-zustand gespeichert.

Das versteh ich nun überhaupt nicht, was Du damit sagen willst.

Speichern:
Die Datei wird unter den schon vorhandenen Dateinamen gespeichert, man muss also nicht einen neuen Dateinamen vergeben.

Speichern unter:
Bei einer komplett neu erstellten Datei vergibt man einen Dateinamen.
Oder wenn schon mal die Datei gespeichert wurde, und man bestimmte Zwischenänderungen vorgenommen hat die nur als ein Test vorgesehen sind, dann vergibt man einen neuen Dateinamen so das man wieder auf den vorherigen zustand schnell zurückgreifen kann (beispielsweise).
Oder aber man speichert in einem anderen Dateiformat ab.

Egal ob die Datei unter "Speichern", oder unter "Speichern unter" gespeichert wird, so wird immer der aktuelle "jetzt-zustand" gespeichert.
Oder hat sich daran was geändert, wovon ich nichts weiss?


@Petra
Ich gehe mal davon aus, dass Du mit OOo die Excel .xls-Datei geöffnet, bearbeitest, und anschließend auch wieder als Excel .xls-Datei gespeichert hast. Ferner gehe ich davon aus, dass Du mit "Logos" Bilder z.B. im JPG-Format meinst.

Heißt das, dass beim Open Office dann nicht erst das Logo und dann die Zeile gelöscht werden muss?

Nein. Auch hier gillt normalerweise: Erst das Bild, dann die Zeile(n) löschen.

Wie kann das... was ist da passiert?

OOo ist passiert .
Will damit sagen, das sich OOo beim speichern anders verhällt, als Excel. Das liegt aber primär daran, dass es ein ganz anderes Dateiformat und Dateisystem für seine eigenen Dateien hat. In wie weit diese Technologie auch in Datei fremden Formaten hineingreift, kann ich nicht sagen, da ich das nicht weiss.

Geht mir da auch wirklich nichts verloren?

Die reinen Tabellenfunktionen gehen normalerweise nicht verloren. Nur die nicht mehr benötigten und nicht sichtbaren Grafiken müssen wohl daran glauben.

Möchte das auch verstehen können.

Ich auch.
Denn bis jetzt war ich davon ausgegangen, dass in reinen Calc-Dateien nicht mehr sichtbare und dadurch nicht benötigte Bilder unwiederbringlich glöscht werden. Das Calc aber dies auch in Excel-Dateien macht, wusste ich bis jetzt mangels versuche auch noch nicht. Also freu dich darüber .

Sind die versteckten Logos bei diesem Vorgang entfernt worden?

Ja.
Das kannst Du aber auch selber überprüfen. Du musst dazu nur die original Excel-Datei in Calc öffnen, und unter .ods speichern ohne irgendetwas geändert zu haben.
Jetzt gehst Du wie folgt vor.

1.)
Die Datei in Calc schließen.

2.)
Mittels eines Packprogramms die ods-Datei entzippen (entpacken).

3.)
Jetzt wechselst Du in das Archiv der entzippten (entpackten) ods-Datei, und gehst in das Verzeichnis "Pictures", dort sind die Bilder (Logos) zu finden. Es sind nur diejenigen Bilder zu sehen, die auch in der Datei benutzt werden.

Zeichenobjekte, wie z.B. in Calc ein gezeichneter Kreis, wirst Du dort nicht wiederfinden, da die vom Programm anders gehandhabt werden. Das jetzt aber genauer zu erklären, würde jetzt zu weit gehen.

Nun zählst Du wieviele Bilder (Logos) dort zu sehen sind, und vergleichst diese Anzahl mit derer, wovon Du weisst das sie tatsächlich vorhanden sind. Sicherheitshalber unterziehst Du jetzt auch die Bilder einer sichtkontrolle, um so festzustellen ob das auch diejenigen sind, die auch wirklich in der Datei drin sind.



@Alle
Falls ich mich irgendwo vertan habe, so möge man mich bitte berichtigen.



Gruß
balu

[Peti2302]

Hupps, hab gar nicht gesehen, dass hier Antworten eingegangen sind (wo kann man das denn einstellen, dass man darüber benachrichtigt werden will). Ich muss ganz ehrlich gestehen... ich weiß nicht, ob das jpg sind. Wie find ich das denn nu wieder heraus. Ich klicke die Grafik an, mach nen Rechtsklick, aber unter Eigenschaften kann ich nirgends sehen, welche Endung das ist.

Japp, das ist ja mal ein wunderbarer Effekt vom Ooo... nur ein Problemchen habe ich noch damit. Wenn jemand die Liste zu Hause mit Ooo bearbeitet, mir die wieder per Mail zurückschickt und ich die dann mit Excel öffne, hauts mir die Formatierung durcheinander. Das heißt, die Logos liegen nicht mehr über den Markenbezeichnungen, sonden sind wild über der Tabelle angelegt, allerdings in der gleichen Spalte. Wenns nur 10 oder 20 wären, würds mich ja nicht weiter stören, die könnte ich wieder verschieben.
Aber es sind teilweise in einer Liste bis zu knapp 1000 Stück, und da sitz ich mit dem verschieben zu lange dran

Wie kann ich das umgehen... liegt das an der Excel-Version? Hier zu Hause ist mir das nämlich nicht passiert.

LG, Petra

[Constructus]

Hupps, hab gar nicht gesehen, dass hier Antworten eingegangen sind (wo kann man das denn einstellen, dass man darüber benachrichtigt werden will).

Hallo Petra, das suchst Du sicher:

Persönlicher Bereich

* Persönliche Einstellungen
* Nachrichten erstellen
* Anzeigeoptionen ändern

Persönliche Einstellungen

Mitglieder dürfen mich per E-Mail kontaktieren:
Ja Nein

Administratoren dürfen mir Informationen per E-Mail schicken:
Ja Nein

Andere Mitglieder dürfen mir Private Nachrichten schicken:
Administratoren und Moderatoren dürfen dir immer Private Nachrichten schicken.
Ja Nein

Verberge meinen Online-Status:
Wenn Du diese Einstellung änderst, wird Sie erst bei deinem nächsten Besuch des Boards aktiv.
Ja Nein

Benachrichtige mich über neue Nachrichten:
Ja o Nein

Öffne ein Benachrichtigungsfenster bei neuen Privaten Nachrichten:
Ja Nein

Nette Grüßer

Constructus