Serienbrief: Daten einer Calc-Tabelle als Datenbank anmelden

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miesepeter
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Serienbrief: Daten einer Calc-Tabelle als Datenbank anmelden

Beitrag von miesepeter » Di, 24.07.2012 07:26

Hinweis: Ab LibreOffice 6.0 kann die Datenquelle auch eine Writer-Tabelle sein. Offenbar werden die Daten direkt daraus entnommen, ohne dass ein Datenbankdatei generiert wird. Damit kann man sicherlich bisherigen Nutzern von Microsoft Office den Umstieg erleichtern... Näheres dazu im Blog von vmiklos.
Geplante Veröffentlichung: LibreOffice 6.0 is expected to introduce new branding and UI refinements and will be released in early 2018. More details forthcoming. (aus: https://www.phoronix.com/scan.php?page= ... .0-Not-5.5)


Serienbrief: Daten einer Calc-Tabelle als Datenbank anmelden
Schritt-für-Schritt-Anleitung


Diese Anleitung kann hier als PDF-Dokument heruntergeladen werden.
Die Lesbarkeit der PDF-Version ist erheblich besser. Umfang: 6 Seiten (angelegt in DIN A3, auf DIN A4 ausdrucken)
SerienbriefCalcdateiAlsDatenquelleEinbindenv2.pdf
(578.06 KiB) 326-mal heruntergeladen
Für viele Umsteiger von Microsoft Word stellt die Erstellung eines Serienbriefs eine Hürde dar, weil die Herangehensweisen der Textverarbeitungsprogramme stark unterschiedlich sind. In OpenOffice/LibreOffice wird eine dauerhafte dritte Datei, eine Datenbankdatei („Datenquelle“), für die Erstellung eines Serienbriefs benötigt. Leider ist der Aufbau bzw. die Anmeldung einer Datenquelle in OpenOffice/LibreOffice nicht selbsterklärend und nicht intuitiv einfach zu erlernen. Dieser Beitrag stellt einfache Vorgehensweisen vor, wie eine Calc-Tabelle als Datenquelle in OpenOffice/LibreOffice eingebunden werden kann. Komplexere Vorgehensweisen sind ausdrücklich nicht Thema dieses Beitrags.

Vorbereitungen im Betriebssystem Windows
Für das im Beispiel verwendete Betriebssystem Windows soll zunächst der Explorer alle Dateien mit ihren Endungen darstellen. Dies ist standardmäßig nicht deaktiviert.
(Linux kennt einen solchen Mechanismus nicht.)

Vorgehensweise:
Im Explorer die Option abwählen:
Menü Extras > Ordneroptionen > [ ] Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden (empfohlen)
01Extras-Ausblenden.png
01Extras-Ausblenden.png (76.12 KiB) 3449 mal betrachtet
Eine Calc-Datei als Datenspeicher
Bevor der Serienbrief angelegt wird, sollten bereits die entsprechenden Daten vorhanden sein. Für unser Beispiel nehmen wir die Namen der bisherigen James-Bond-Darsteller (Quellenangabe: siehe Schlussteil). Die Daten werden in die Datei Datentabelle.ods eingegeben.
02VerzeichnisDateiDatensaetze.png
02VerzeichnisDateiDatensaetze.png (62.8 KiB) 3449 mal betrachtet

Es kann von Vorteil sein, die benötigten Dateien in einem Ordner zu speichern, um für spätere Änderungen den Überblick zu behalten. In unserem Beispiel wird dazu in einer Windows-Datenpartition (S:\) der Ordner Seriendokument erstellt.

Diese Datei kann jetzt über drei Wege als Datenquelle eingebunden werden, über
  • den Startbildschirm (Splashscreen)
  • über „Datei neu – Datenbank“. (Das Vorgehen ist weitgehend identisch.)
    oder
  • über den (Menü Datei) Datenbank-Assistenten
Erste Schritte – Splashscreen als Beispiel für einen der drei Wege...
03Splashscreen.png
03Splashscreen.png (31.26 KiB) 3449 mal betrachtet
Der Startbildschirm bietet das Angebot Datenbank. Dieses wird geöffnet...

Auswählen:
  • Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen :: Tabellendokument
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04DatenbankAuswaehlen.png (27.86 KiB) 3449 mal betrachtet
(Schaltfläche) Durchsuchen...
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05CalctabelleAnwaehlen.png (37.94 KiB) 3449 mal betrachtet
Die bereits erstellte Datei Datentabelle.ods wird angewählt.
06VerbindungEinrichten.png
06VerbindungEinrichten.png (13.18 KiB) 3449 mal betrachtet
Beim Klick auf die Schaltfläche „Fertigstellen“ wird man jetzt aufgefordert, eine Datenbank-Datei anzumelden. Die Datenbank braucht nicht bearbeitet (geöffnet) zu werden, da sie für unsere Zwecke ja nur im Hintergrund werkelt. Also diese Möglichkeit abwählen...
07DatenbankAnmelden.png
07DatenbankAnmelden.png (14.51 KiB) 3449 mal betrachtet
Jetzt nichts falsch machen!
Es ergibt sich die Möglichkeit, den Dateinamen und den Speicherort festzulegen. In unserem Fall geben wir den Namen JamesBondDatenbank_DB.odb für die Datenbank ein; der Speicherort wird – wie vorher festgelegt – der Ordner Seriendokument.
Wird dies nicht genau beachtet, so kann die Datenbank-Datei vom Programm aus an einem anderen Ort als dem gewählten Ordner abgelegt werden; damit kann eine spätere Weiterarbeit erschwert werden.
08DatenbankSpeichern.png
08DatenbankSpeichern.png (43.25 KiB) 3449 mal betrachtet
Im Ordner Seriendokument wurden nun zwei Dateien abgelegt, zunächst die Calc-Datei (Datentabelle.ods) und darauf folgend die Datenbank-Datei (JamesBondDatenbank_DB.odb). Als weitere Datei kommt später das Seriendruck-Dokument hinzu.
09DreiDateienBeimSeriendruck.png
09DreiDateienBeimSeriendruck.png (49.57 KiB) 3449 mal betrachtet
3 Dateien sind beim Seriendruck beteiligt.

Einbindung der Datenbank in ein Serienbrief-Dokument

Es kann jetzt z.B. ein Textdokument erstellt oder bearbeitet werden. Dieses wird in unserem Fall als SerienbriefMitSeriendruckfeldern.odt gespeichert. Über Taste [F4] bzw. Menü Ansicht > Datenquellen wird die Ansicht der zuvor neu angemeldeten Datenquelle aufgerufen und expandiert (linke Bildhälfte, „Datenbankexplorer“).
Durch Markieren einer Spalte der Datenbank kann diese mit gedrückter Maustaste mit dem Spaltenkopf (z.B. FamName) in das Textdokument hineingezogen werden.
Im Serienbrieftext erscheint jetzt in spitzen Klammern der Platzhalter für die Datensätze.


Nach der Eingabe von Text und den Seriendruckfeldern kann der Brief als Serienbrief gedruckt werden.

Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:
  • über das normale Druckmenü (Menü Datei > Drucken... bzw. mit Tastenkombination [Strg]+[P])
    oder
  • über den Seriendruck-Assistenten (auf dem Bild mit Pfeil hervorgehoben, Symbol Briefumschläge)
In der Regel ist die erstgenannte Methode schneller, weil einfacher.
Weitere Details zum Serienbrief überschreiten die Zielsetzung dieser Anleitung.

Druckdialog (ohne Seriendruck-Assistenten)
10Druckdialog.png
10Druckdialog.png (88.95 KiB) 3449 mal betrachtet

Spätere Veränderungen und Ergänzungen nur in der Calc-Tabelle
Ergänzungen und Veränderungen innerhalb der Datensätze werden ausschließlich in der Calc-Tabelle eingegeben. Die Datenbank-Datei übernimmt jeweils daraus die (aktualisierten) Daten. Dies deshalb, weil durch die Anmeldung als Datenquelle eine Verbindung geschaffen worden war. Eine Bearbeitung der Datenbank-Datei ist nicht nötig.



Quellenhinweise:
http://www.youtube.com/watch?v=UKVlpM2D-5Q (Semper-Video)
http://de.wikipedia.org/wiki/James_Bond
sehr lesenswert:
Weitere Hinweise und Informationsquellen sowie das Skriptum Schreiben eines Serienbriefes mit OpenOffice von de.openoffice.info-Forumsmitglied EGO

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