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Genau das kannst Du erreichen, wenn bspw. ein Feld der Datei>Eigenschaften verwendet wird.
Bei Verwenden einer Referenz muss diese erst gesetzt werden, dann kann sie (in der Kopfzeile der Vorlage) benutzt werden.

Komfortabler wird es, wenn Du ein Makro einsetzt:
In einem Dialog kann aus einer Liste kann gewählt werden, das Dokument wird aus der Vorlage erstellt und die Auswahl an die vorgesehenen Stellen eingesetzt.

Du könntest eine Referenz oder Textmarke setzen und diese verwenden.
Oder wie wäre es mit dem Verwenden eines Feldes aus den Dokumenteigenschaften (Datei>Eigenschaften): Thema, Schlüsselwörter, Benutzer>Info 1 bis 4?