Problem mit Serienbrief-Erstellung

[Feldenkrais]

Hallo!

Ich möchte gerne einen Serienbrief erstellen, aber bei Auswahl der Adressdatenbank (die ich vorher natürlich angelegt habe)
verbindet er sich nicht mit dieser Datei; bzw. er lädt nicht die Datenquelle .

Somit komme ich im Serienbrief-Assistenten natürlich nicht weiter.

Würde mich über schnelle Hilfe sehr freuen !

Vielen Dank !

[Feldenkrais]

Hallo !

Die Adressdaten habe ich direkt über den Serienbriefassistenten angelegt und als Datei "Adressen.odt" gespeichert.

Wenn ich nun diese Datei laden möchte kommt in der Spalte "Tabelle" der Hinweis "mit Datenquelle verbinden" aber nichts passiert
und wenn man auf "bearbeiten" geht sind da auch keine Datensätze drin.
Er bekommt also augenscheinlich keine Verbindung zur Datenquelle....

PS: bin nicht mitMoshé verwandt; ich brauche das hier für eine Feldenkrais-Praxis...

[miesepeter]

Hallo,

hast du schon das ooowiki / Serienbrief gelesen? Es ist wirklich sehr hilfreich!

Ciao

[Feldenkrais]

wenn man auf "bearbeiten" geht sind da auch keine Datensätze drin.

Du musst die Datei untersuchen, ob keine Datensätze vorhanden sind oder ob die Verbindung defekt ist. Wenn die eine ODT-Datei genommen hast, dann liegst du falsch, das ist ja eine Textdatei, du musst wenigstens ein ODS (Calc) Datei verwenden. Es geht im Writer nicht wie im Word, sehr große Unterschiede!

Viel Erfolg!

Könnte auch sein das es eine ODS Datei war; bin gerade nicht auf diesem Rechner.

Ich habe mit dem Serienbriefassistenten die Datenbank erstellt; muss also eigentlich davo nausgehen, das
das Programm diese Datenbank auch richtig angelegt hat.
Ich gehe also dur den Serienbriefassistenten; lege mit Hilfe dieses Asssistenten die Datenbank an und speichere sie ab,
dann wweiter im Assistenetne "Datenbank hinzufügen" und wä#hle die dann aus, der Datenbankname wird in der linken
Spalte angezeigt, aber in der rechten Spalte erscheint eben nur kurz das er sich verbinden will.
Nur leider macht er das nicht.
Gestern hat es (nach Neuinstallation) auf meinem mac mal geklappt. Heute auf 2 XP Rechnern nicht.

@miesepeter: den habe ich mir mal durchgelesen; vielen Dank für den Hinweis; aber das scheint ja eine recht lange
und umständliche Prozedur zu sein; ich möchte ja "nur" einen 3-zeiligen Brief an ca. 10 Empfänger senden.
Da schien mir Word schon umständlich aber diese Anleitung lässt ja leider noch komplizierteres ahnen ?

Ich hatte auf eine intuitive Handhabung gehofft....

Letztendlich gibts ja auch den Assistenten aber hier scheint die Software noch fehlerhaft zu sein ?

[miesepeter]

Ich hatte auf eine intuitive Handhabung gehofft....
Letztendlich gibts ja auch den Assistenten aber hier scheint die Software noch fehlerhaft zu sein ?

Hallo Feldenkrais,

leider (!) ist die Handhabung nicht intuitiv und wie schon betont wurde, anders als bei Word.
Das Vorgehen gliedert sich im Prinzip so:

• Erstellen einer Datenbankdatei, z.B. mit Calc
• Einbindung dieser Datei als "Adress-Datenquelle" - hier wird bei manchen Formaten eine zusätzliche dritte echte Datenbankdatei erzeugt (deshalb ist der oben genannte Assistent {Menü Datei > Assistenten > Adress-Datenquelle ...} wichtig)
• Verknüpfung der Textdatei (Serienbrief) mit der Datenbankdatei und "Einmischen" von Daten

Auch ich brauchte relativ lange, bis ich das "System" begriffen hatte, doch jetzt finde ich es logisch und gut nachvollziehbar, es funktioniert bei mir immer (Windows und LinuxMint). Richtig ist schon, dass man mit Word/Excel erheblich schneller ans Ziel gelangt, wenngleich es so sein soll (!), dass bei einer sehr großen Anzahl von Datensätzen Fehler entstehen, das ist aber für dich mit den genannten 10 Datensätzen sicher kein Problem...

Viel Erfolg!

[pmoegenb]

OOo ist was den Seriendruck anlangt genauso un-/kompliziert wie MS-Office. OOo hat allerdings den entscheidenden Vorteil, dass eine Datenquelle die einmal als Datenbankdatei eingerichtet wurde, allen Dokumenten (Calc, Writer) zur Verfügung steht.

Zugegeben, den Serienbrief-Assistenten habe ich noch nie benutzt. Ist mir zu umständlich.

Sofern die Quellendatei nicht tausende von Datensätzen umfasst, verwende ich Calc.


Vorgehensweise in Calc .ods
Die erste Zeile erhält selbsterklärende Spaltennamen wie sie später als Feldnamen im Datenbank-Explorer von OOo erscheinen sollen wie z. B. Anrede, Vorname, Nachname, Strasse, PLZ, Ort.

Die .ods-Datei kann, auch wenn Sie bereits als Datenquelle zur einer Datenbankdatei angemeldet wurde, beliebig erweitert werden. Z. B., mit weiteren Tabellen oder Spalten einer Tabelle.


Vorgehensweise für Datenbankdatei .odb
Datei/Neu/Datenbank auswählen
Im daran anschließenden Datenbankassistenten die Option Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen aktivieren und aus der nun aktiven Auswahlbox Tabellendokument auswählen.
Nach dem Klick auf den Schalter Weiter>> das zuvor angelegte Tabellendokument auswählen und dann auf den Schalter Fertig stellen klicken.
OOo verlangt nun die Angabe des Namens und Speicherort der neuen Datenbank.

Die neu angelegte Datenbank .odb enthält nun die Verbindungsoptionen zur Calc-Tabelle .ods, d. h., die Quelldaten sind nach wie vor in der Calc-Tabelle und können/müssen dort gepflegt werden.


Vorgehensweise für Writer .odt
Datenbankexplorer mit der Funktionstaste F4 öffnen und nach dem Namen der zuvor angelegten Datenbank suchen. Nach dem Öffnen des Knotens Tabellen werden die Tabellen des Calc-Dokuments angezeigt. Nach einem linken Mausklick auf die entsprechende Tabelle wird der Inhalt der Tabelle angezeigt.

Die Seriendruckfelder können nun ins Writer-Dokument übernommen werden in dem der Spaltenkopf wie z. B. Nachname mit der linken Maustaste angefasst und ins Dokument gezogen wird.

[pmoegenb]

Die Verwendung einer Datenbank ist abhängig von dem, was der Nutzer damit verwalten will. Fälschlicherweise wird auch in OOo angenommen, dass es sich dabei vor allem um Adressdatenbanken handeln würde. Ich habe über viele Jahre hinweg meine ganze Schulverwaltungsdaten damit gepflegt.

Das mag ja alles sein, aber es geht nunmal um Adressen.

Auch eine dBase-Datei wird mit einer Calc-Datei erstellt. Die Datenfeldnamen werden aber erst nach dem ersten Abspeichern eingetragen.
Zunächst einmal erstellt man am Besten einen Dummy-Datensatz. Die Zellen der ersten Zeile werden an Stelle der Feldnamen mit den längst möglichen Daten gefüllt, die dort später aufgenommen werden müssen.

Meine Hilfestellung lautet hierfür Feldnamen, Feldtyp und Feldlänge sofort festzulegen. Dies ist wesentlich einfacher.

Hier ein paar Beispiele:

Code: Alles auswählen

NAME,C,30           ANZAHL,N,10,0              EINZELPREIS,N,10,2              DATUM,D         Memo,M

Übrigens hat Borland die Entwicklung von dBase ab der Version VII eingestellt. Die von OOo unterstützte Version lautet noch IV. Die in OOo intern verwendete Datenbank HSQLDB entspricht heutigen Standards für Desktop-Datenbanken.

Im Gegegensatz zur Anmeldung von Calc-Tabellen ist dieser Vorgang nur ein einziges Mal notwendig. in den angemeldeten Ordner können nun noch viele weitere dBase-Tabellen abgelegt werden und stehen dann ohne weiteres Zutun zur Verfügung

Falsch, eine .ods-Datei kann mit weiteren Tabellen ergänzt werden.

[pmoegenb]

Wenn du mal meinen Erklärungsversuch nicht von vornherein abwertend beurteilt hättest, wäre vielleicht deutlich geworden, dass es mir eben nicht nur um Adressen gegangen ist, sondern um die Problematik in der Verwendung von Calc-Tabellen als Datenbankquelle.

Ich weiß nicht was an dem Satz "Das mag ja alles sein, aber es geht nunmal um Adressen" abwertend sein soll. Dies war eine einfache Feststellung. So wie ich Feldenkrais verstanden habe, suchte er eine einfache Möglichkeit ein paar Serienbriefe zu drucken und diese Möglichkeit habe ich ihm aufgezeigt.

Feldenkrais hat eine einfache Frage gestellt und ich habe ihm eine einfache, unkomplizierte Antwort gegeben.

Im Übrigen mag sich von mir nur jemand helfen lassen, der dazu bereit ist. Dann aber sind Rückfragen angebracht und keine abwertende Stellungnahmen.

Hier verwechselst Du wohl etwas. Ich benötige keine Hilfe, schon gar nicht über Datenbanken.

[Feldenkrais]

Hallo !

Erstmal vielen DANK Euch allen für die Erklärung.

Ich würde einfach gerne mal wissen, warum es sogenannte Assistenten gibt wenn sie nicht funktionieren.
Wenn Ihr euch mal den Spaß macht, diesen über Extras/Serienbriefassistent, zu starten und euch weiterklickt
werdet Ihr aufgefordert eine Adressdatenbank zu wählen. Nach Druck auf diesen Button hat man die Gelegenheit
eine solche Vorlage anzulegen. Das funktioniert wirklich sehr sehr einfach; man gibt einfach in die entsprechend vorformatierten Felder die Namen ein etc.
Ich hatte dann in der untersten Spalte bei "Geschlecht" noch "weiblich" bzw. "männlich" eingetragen, damit definiert
weden kann, woran man einen Empfänger erkennt und entsprechend mit "Herr" oder "Frau" anspricht.
Habe also mal 4 Adressen exemplarisch eingegeben und die Datei abgespeichert.

Bis jetzt hat es leider nur ein einziges mal geklappt, diese Datenbank nach Auswählen "zu verbinden" und ich hatte
nur 3 Klicks später meine Serienbriefe fertig (funktioniert e auf meinem MAC; aber auch erst, nachdem ich OO neu installiert hatte)
DAS war genau das was ich gesucht hatte und ich dachte mein Problem ist gelöst.

Im "Echtbetrieb" hatte ich dann 10 oder 12 Adressen eingegeben ab es war einfach keine Verbindung mehr herzustellen.

Bitte nicht falsch verstehen; aber als absoluter Datenbank-Laie habe ich einfach keine "Lust" auf die mir sehr komplex
vorkommenden Methoden die Ihr beschrieben habt.
Ich vertrete die Meinung, das die Existenz eines Assistenten eben auch eine gewisse Funktionalität mit sich bringen sollte
und wenn das funktionierten würde wäre das wirklich einfach, leicht und intuitiv zu bedienen.

Ich finde es also wirklich schade, das diese offensichtlich genau für diesen Zweck eingebaute Funktion einfach nicht funktioniert.
Selbst mehrere Versuche auf insgesamt 3 Rechnern (1x Mac, 2x WIN XP) führten zu keinem Erfolg.

Ich werde mir aber die Tage (wenn ich wieder etwas mehr zeit habe) die Erklärungen von Euch in Ruhe durchlesen
und versuchen "nachzuarbeiten"

Wenngleich der bis jetzt getätigte Zeitaufwand in keinem Verhältnis zu dem Aufwand steht, den das manuelle Anlegen
der benötigten Schreiben verursacht hätte

Also erstmal herzlichen Dank ! Nach meinen Versuchen werde ich mich nochmal melden.

Wenn Ihr also Lut habt; testet doch einfach mal den Assistenten und meine Vorgehensweise; vielleicht stosst Ihr
auf einen Fehler, den nur ein Anfänger wie ich ihn machen kann

[pmoegenb]

Datensätze lassen sich z.B. nicht mehr aus dem DB-Browser mit der Maus in das
Dokument ziehen.

Hallo freedom,
Dies ist nach wie vor möglich, nur wirst Du jetzt vorher gefragt wie Du Daten haben möchtest, als Tabelle, Felder oder Text. Außerdem muss festgelegt werden, welche Spalten übernommen werden sollen. Die Festlegungen bleiben erhalten.

Die entsprechenden Datensätze müssen markiert sein.

[Feldenkrais]

Hallo !

Also auf dem MAC hat er es wohl "gefressen". Da habe ich heute mal ne neue Adressliste erstellt (ist übrigens ne *.csv-Datei)
und alles funktioniert wunderbar. Serienbrief in 3 Minuten fertig.

Warum das die Win-Dosen nicht machen ; keine Ahnung.

Vielleicht einfach mal komplett runterschmeissen und OO neu installieren....

Erstmal Euch allen ein schönes Adventwochenende !

[miesepeter]

mit welcher Datei/Format hast du die Daten aufbereitet (Calc, Base, csv...)?
Hast du den Verbindungsassistenten benutzt:

Menü Datei > Assistenten > Adress-Datenquelle > ...

Erfahrungsgemäß ist dieser Weg mit den wenigsten Problemen behaftet.

Hallo,

habe mir ein wenig die Beiträge durchgelesen und auch die Diskussion in dem verwandten Thread viewtopic.php?f=1&t=31161. Was soll man dazu sagen?!... Der Marktwirtschaftler würde sich vielleicht so dazu äußern: "Nicht immer ist das billigste Angebot auch das günstigste!"

Mit miesepetrigem Gruß und ebenfalls mit dem Wunsch für eine schöne Vorweihnachtszeit...