[gelöst] OOo 3.2.0 - Probleme mit Serienbrieffunktion

[Feuerdrache]

Im allgemeinen habe ich keine Probleme mit der Serienbrieffunktion des Writer. Ich musste jedoch nach Aufspielen der neuen Version 3.2.0 (inzwischen bin ich wieder bei 3.1.0) folgendes feststellen.

Datendatei ist unter anderem eine Calc-Adresstabelle mit etwa 150 Tabellenzeilen und 31 Spalten.

Die Spalte, die die PLZ enthält, wird nicht eingebunden. Was meine ich damit konkret:

Wenn ich aus dem Writer heraus über Menü-Funktion [Datei]-[Assistenten]-[Adress-Datenquelle...] die Calc-Tabelle als Adress-Datenbank einbinde, werden alle Daten der Tabelle ordnungsgemäß eingebunden, mit Ausnahme der Daten, die in der Spalte PLZ hinterlegt sind.

Sämtliche rein numerischen PLZ fehlen. Lediglich Postleitzahlen mit Länderkennung (z.B. CH-1234) werden in die registrierte Adress-Datenbank eingebunden.

Das gleiche Phänomen tritt auch bei anderen Calc-Tabellen auf, wo es eine Spalte PLZ gibt.

Drücke ich im Writer <F4> um die Datenbank einzublenden, sieht man die (fast) leere PLZ-Spalte.

Ein Probelauf (Seriendruck in Datei) nur mit Feld <PLZ> zeigt: Feldeintrag bleibt leer; nur bei den wenigen Datensätzen, wo eine PLZ mit Länderkennung hinterlegt ist, ist das Feld mit einem Eintrag gefüllt.

Ein Umbenennen der Spalte in Calc, ein Verschieben der Spalte in Calc, ein Hinzufügen einer neuen Spalte und die Neueingabe der Daten und eine anschließende Neugenerierung der Datenbank ändern nichts am Ergebnis.

Mit der Version 3.1.0 habe ich diese Probleme nicht.

Anmerkung zum Schluss: Bei der 3.1.0 bzw. der von mir aufgespielten 3.2.0 handelt es sich um die Original-Versionen (Downloads) von der Webseite "http://de.openoffice.org/", nicht um die openSUSE-Distributions-Versionen.

EDIT (13.05.2010):

Ich hab mal das "Geklärt" entfernt, da in diesem Faden neue Beiträge eingestellt worden sind!

EDIT (16.05.2010):

Ich füge das "Geklärt" wieder ein. Bitte auf diesen Faden mit weiteren Beiträgen nur zuzugreifen, wenn diese sich auch auf das Thema dieses Fadens beziehen.

[pmoegenb]

Hallo Feuerdrache,
hast Du auch darauf geachtet, dass die Calc-Tabelle in der Spalte PLZ durchgängig als Text formatiert ist ? OOo mag es nicht wenn Zellen einer Spalte unterschiedlich formatiert sind.

[Feuerdrache]

Hallo Feuerdrache,
hast Du auch darauf geachtet, dass die Calc-Tabelle in der Spalte PLZ durchgängig als Text formatiert ist ? OOo mag es nicht wenn Zellen einer Spalte unterschiedlich formatiert sind.

Ja! Ich habe sogar explicit diese Spalte als "Text" nach-formatiert. Weil ich mir auch gedacht habe, dass das Ursprungsformat der Zellen (Standard) vielleicht aufgrund der Länder-Format-Postleitzahlen nicht passt.

Unter 3.1.0 war dies aber nie ein Problem.

Und noch einmal:

Ich habe mir sogar die Mühe gemacht eine Leerspalte einzufügen, vorher komplett als Text zu formatieren, und dann händisch (Zelle für Zelle) die Postleitzahlen neu einzutragen. Danach alte PLZ-Spalte gelöscht. Datei neu abgespeichert. Alte Datenbank gelöscht. Und wieder aus dem Writer heraus über Menü-Funktion [Datei]-[Assistenten]-[Adress-Datenquelle...] die neu gespeicherte Calc-Tabelle als neue Adress-Datenbank eingebunden und registriert.

<F4> gedrückt: Phänomen der fast leeren PLZ-Spalte unverändert.

[pmoegenb]

Hallo Feuerdrache,
das ist schon eigenartig. Im Allgemeinen erkennt man an der Ausrichtung der Zelle (links/rechts) ob von Calc eine Zahl als nummerischer oder alphanummerischer Wert gewertet wird. Zur Sicherheit gebe ich in eine PLZ-Spalte den nummerischen Wert mit einem voranstehenden Hochkomma ein (z. B. '71134).

Was passiert, wenn Du im Datenbank-Explorer (F4) die Spalte formatierst (Rechte Maustaste auf Spaltenkopf). Hier müsste eigentlich auch voreingestellt sein, als was die Spalte erkannt wird.

[Feuerdrache]

Da kann ich Dir noch nicht gleich antworten, da ich ja momentan wieder und ausschließlich die OOo 3.1.0 aufgespielt habe.

Ich werde diese jetzt testweise wieder deinstallieren und die OOo 3.2.0 aufspielen. Anschließend melde ich mich wieder.

[Feuerdrache]

...Was passiert, wenn Du im Datenbank-Explorer (F4) die Spalte formatierst (Rechte Maustaste auf Spaltenkopf). Hier müsste eigentlich auch voreingestellt sein, als was die Spalte erkannt wird.

So - die 3.2.0 ist jetzt installiert.

Writer - <F4> - Rechte Maustaste - Menüfunktion "Spaltenformatierung ..." aktiviert:

Fenster "Feldformatierung" - Aktiver Reiter "Format" folgende Einträge sichtbar/bearbeitbar:

Kategorie: Text
Format: @
Sprache: Deutsch (Deutschland)
Beispielfenster: 1234,57
Optionen: Nicht bearbeitbar
Format-Code: @

Fenster "Feldformatierung" - Aktiver Reiter "Ausrichtung" folgende Einträge sichtbar/bearbeitbar:

Textausrichtung
Horizontal
Links

Spalte leer (bis auf Zellen, wo PLZ im Format LKZ-nnnnn eingetragen wurden).


Edit: Ich habe jetzt eine weitere Tabelle getestet. Dort ist die PLZ-Spalte als Zahl-Standard formatiert.

Über Writer Einbindung als Datenbank für Serienbrief. Wie eingangs beschrieben.

PLZ sind sichtbar. Testlauf mit Feld funktioniert. Daten werden eingetragen.

Wichtig, wenn ich hier mit der rechten Maustaste auf eine Spalte gehe, wird diese markiert, aber es wird kein Mausmenü aktiviert, um die Spalte formatieren zu können. Gilt übrigens für alle Spalten dieser Testdatenbank.

[Feuerdrache]

Edit: Ich habe jetzt eine weitere Tabelle getestet. Dort ist die PLZ-Spalte als Zahl-Standard formatiert.

...

Wichtig, wenn ich hier mit der rechten Maustaste auf eine Spalte gehe, wird diese markiert, aber es wird kein Mausmenü aktiviert, um die Spalte formatieren zu können. Gilt übrigens für alle Spalten dieser Testdatenbank.

Das ist geklärt. Bei dieser odb-Datei für Eigentümer/Gruppe/Sonstige nur Lese-Berechtigung!

[Feuerdrache]

Habe das Problem geklärt.

Sind in einer Calc-Spalte Zahlen und Textwerte gemischt vertreten - also in meinem Falle Standard-PLZ nnnnn und PLZ mit Länderkennung CH-nnnn - dann wird die Spalte bei der Datenbank-Erstellung für die Serienbriefnutzung auf Spaltenformat Text gesetzt. Damit werden dann nur Zelleninhalte mitgenommen, die nicht ausschließlich Zahl sind. Ausnahme: der Zahl vorangestelltes '.

Da waren die Vorgänger-Versionen von OOo wohl etwas toleranter als die 3.2er.

pmoegenb hat geschrieben: "OOo mag es nicht wenn Zellen einer Spalte unterschiedlich formatiert sind."

An pmoegenb:

Du hast recht!

[pmoegenb]

Hallo Doc,

In meiner Calc-Datei tummeln sich munter Formeln (bzw. deren Ergebnisse) und Text gemischt. Das soll eigentlich auch so bleiben. Ab Zeile 6 gibt es nur noch Formeln, und auch erst ab Zeile wird beginnen die Daten für den Serienbrief. Ich möchte aber den Header (die Zeilen 1-5) nicht weglassen.

Dann musst Du auf die Serienbrieffunktion verzichten.

Kann ich OpenOffice vorschreiben, dass er den Datentyp als Zahl nehmen soll, denn ab Zeile 6, wo die Daten zum Drucken anfangen, kommen nur noch Zahlen?
Oder kann ich OpenOffice klar machen, dass er alles vor Zeile 6 ignoriert?
Oder muss ich auf 3.1 downgraden, was ich nicht für eine sinnvolle Option halte?

Nein. Die Datentypen müssen im Tabellendokument durch den entsprechenden Inhalt je Spalte festgelegt werden. In der ersten Zeile eines Tabellendokuments müssen die Spaltennamen stehen. Auch ein Downgrade auf die Version 3.1 hilft Dir nicht weiter. Hier hat sich trotz gegensätzlicher Meinung von Feuerdrache nichts geändert. Base erwartet, wie bei einer Datenbank üblich, eine durchgängige eindeutige Datenstruktur.

[Feuerdrache]

Hallo Doc,

...
Nein. ... Auch ein Downgrade auf die Version 3.1 hilft Dir nicht weiter. Hier hat sich trotz gegensätzlicher Meinung von Feuerdrache nichts geändert. Base erwartet, wie bei einer Datenbank üblich, eine durchgängige eindeutige Datenstruktur.

Hallo pmoegenb,

bezogen - ausschließlich auf mein als Fadeneröffner geschildertes Problem muss ich Dir mitteilen, dass ich mit der 3.1er-Version mein Problem eben nicht hatte. Anhand der Fadenentwicklung kannst Du auch nachvollziehen, dass dies bei mir so war.

Ich will Dir damit bezüglich Deiner Aussage nicht widersprechen; ich behaupte nur, dass die 3.1er-Version (wie vorher die 3.0er, die 2.4er usw. [diese hatte ich jeweils im Einsatz]) bezüglich meiner "PLZ (Zahl) / LKZ-PLZ (Text-Zahl)"-Problematik in einer Calc-Spalte bezüglich der Serienbrieffunktion toleranter war. Die 3.2er-Version ist dies nun eindeutig nicht mehr.

So habe ich es Dir ja auch vorher bestätigt:

Da waren die Vorgänger-Versionen von OOo wohl etwas toleranter als die 3.2er.

pmoegenb hat geschrieben: "OOo mag es nicht wenn Zellen einer Spalte unterschiedlich formatiert sind."

An pmoegenb:

Du hast recht!

Gruß

Feuerdrache

[pmoegenb]

Hallo Feuerdrache,
das Problem besteht seit es die Anmeldung (Datenquelle) eines Tabellendokuments als Datenbank gibt. Die Gründe dafür sind auch logisch nachvollziehbar. Ein Tabellendokument gehört zu den wenigen Datenquellen in der unterschiedliche Datentypen in einer Spalte, verursacht durch den Benutzer, mit dem Ergebnis in einer Spalte auftreten können, dass sie als Datenquelle unbrauchbar wird.

Bereits bei der Version 2 wurde darüber diskutiert, ob z. B. die Postleitzahl in einem Tabellendokument nummerisch, oder alphanumerisch (Text) sein soll. Die Empfehlung lautete damals alphanumerisch, weil bei nummerischer Eingabe von ostdeutschen Postleitzahlen die vorausgehende 0 unterdrückt wurde.

Sofern ein Tabellendokument als Datenquelle benutzt werden soll ist es erforderlich, die Datenstruktur wie bei einer Datenbank (dBase, HSQLDB MySQL u.s.w.) im voraus zu planen. Bei jeder Datenbank wird vor Eingabe der Daten die Datenstruktur festgelegt. Die Tabelle einer Datenbank entspricht vom Aufbau her einer Tabelle eines Tabellendokuments beide bestehen aus Zeilen (Datenbank = Datensätze/Row) und Spalten (Datenbank = Felder/Column).

[Feuerdrache]

Hallo Peter,

all das ist mir schon klar! Es erklärt aber leider nicht, warum in meinem Fall die Vorgänger-Versionen bis einschließlich 3.1.0 bei meiner Calc-Tabelle als Ausgangspunkt für meine Serienbriefe so nachsichtig waren, diesen Fehler zu dulden und ich ordentliche und mit vollständigen Feldinhalten belegte Serienbriefe erstellen konnte.
Ich hätte ja sonst keinen Grund gehabt diesen Faden zu eröffnen, wenn ich nicht ein unterschiedliches Verhalten seitens OOo festgestellt hätte.

Erst OOo 3.2 scheint hier keinerlei Toleranzen mehr zuzulassen.

Aus Deinen richtigen Ausführungen ist das auch folgerichtig und zwingend erforderlich, da es den Anwender zwingt mit Kalkulations- wie mit Datenbanktabellen sauber umzugehen, d.h. keine Vermischung unterschiedlicher Datentypen vorzunehmen.

Worüber man streiten könnte, ob bei einer alphanumerisch definierten Spalte (Festlegung durch den Anwender) ein Feld, das nur mit Zahlenwerten belegt ist (z.B. 12345) automatisch vom System in numerisch umdefiniert und damit die vorherige generelle Formatierung der betreffenden Spalte für das betreffende Feld aufgehoben wird.
Man könnte ja auch die Auffassung vertreten in alphanumerischen Feldern numerische Werte "als alphanumerisch" zu werten. Hätte dann natürlich z.B. zur Folge, dass mit diesen Werten nicht gerechnet werden könnte.
Aber ich denke, dass man sich dann im Bereich von Programmierphilosophien, Anwendungsphilosophien befindet, wo es sicherlich für unterschiedliche Herangehenswege jeweils begründete wie unbegründete Argumente gibt.

Im Jetzt betrachtet finde ich das strengere OOo 3.2.0 sogar besser, als die Vorgängerversionen, die zumindest bei mir (Stichwort: PLZ-Problematik) etwas fehlertoleranter waren und eben mir komplett gefüllte PLZ-Spalten in die Datenbank überführten und mir mit dem Writer die entsprechenden Serienbriefe ausfertigen ließen.

Gruß
Feuerdrache

[Teacher]

Die Daten stammen aus einem Datenblatt von Calc und sollen einerseits in Serienbriefen Anwendung finden, andererseits soll das Datenblatt auch direkt gedruckt werde. Daher enthält das Datenblatt die ersten 5 Zeilen Erläuterungen und Zusammenfassungen, die nicht numerisch sind, während der Rest der Spalten einheitlich ist. Die Erläuterungen finden keinerlei Anwendung im Serienbrief, sollen aber auf dem Datenblatt finden.
Einerseits könnten die Daten für den Serienbrief auf einem neuen Datenblatt zusammengestellt werden. Da sich da Daten (und deren Anzahl) häufig ändern, finde ich das nicht praktikabel.

Ich habe dasselbe Problem und wurde in einen neuen Thread ausgelagert
(http://www.oooforum.de/viewtopic.php?f=1&t=38503), vielleicht findet sich dort eine Lösung?

Würde es für die Serienbriefe schon helfen, wenn ich die Erläuterungen in Calc ans Ende (unter die Daten) packe?

Aus eigener leidvoller Erfahrung kann ich hierzu sagen: nein, das hilft nichts.

[Stephan]

Ich habe dasselbe Problem und wurde in einen neuen Thread ausgelagert
(viewtopic.php?f=1&t=38503), vielleicht findet sich dort eine Lösung?

Anmerkung:
ja, ich habe das getan weil der ursprüngliche Threadstarter schrieb:

Aber ich denke, dass Dein Problem eigentlich in einem eigenen Faden besser aufgehoben wäre.

Nunmehr sehe ich, das der Thread eigentlich schon viel früher (ab Do, 13.05.10 8:17) hätte geteilt werden sollen, was aber nachträglich nicht mehr so recht geht da die nachfolgenden Antworten zu stark verflochten sind.

Diese Anmerkung nur um zu verdeutlichen es lag mir nicht daran hier in negativer WEise den Thread zu teilen (eigentlich erzeugt das neue Thema ohnehin mehr Aufmerksamkeit und auf ausreichend klare Vollständigkeit des ersten posts des neuen Themas hatte ich geachtet), sondern das ich nur versuche sinnvoll einzugreifen, wobei das anderseits auch nicht immer gelingt, denn wäre ich früher aufmerksam geworden hätte ich hier bereits früher geteilt.


Gruß
Stephan

[Feuerdrache]

Hallo Stephan,

als Fadeneröffner bin ich hinsichtlich des ersten Beitrages von teacher noch immer der Auffassung, dass er besser einen eigenen Faden eröffnen hätte sollen; mein Problem oder ein meinem Problem vergleichbares Problem war für mich aus seinem ersten Beitrag nicht wirklich erkennbar:

Darf ich mich einklinken?

Ich habe mit OOo3.2.0 ebenfalls Feuerdraches Problem. Seit Jahren verwalte ich Notenlisten (sowohl Zeugnisse als auch Klassenarbeiten) in OOo. Bislang ging dies völlig ohne Probleme, seit 3.2.0 muss ich Gewaltakte über csv-Exporte u.ä. vornehmen, um die Rückmeldebögen für meine Schüler (die Writer-Serienbriefe sind) überhaupt noch ausdrucken zu können. Dabei habe ich schlichtweg nur den Anspruch, im Tabellendokument eine (Text-)Überschrift über den Spalten zu haben, und trotzdem noch im Serienbrief die Zahlen-Inhalte auslesen zu können. Diesen Anspruch halte ich nicht für übertrieben, habe aber auch nach wochenlanger Recherche keine (Ab-)Hilfe gefunden.
Die Struktur meiner Tabelle sieht so aus (ab Zeile 2 sind die Daten alle immer konsistent):

teachers TABELLENBEISPIEL

Wenn ich auf Zeile 1 verzichte, ist OOo3.2.0 glücklich und druckt meine Serienbriefe wie eh und je.
Wenn ich auf Zeile 1 nicht verzichte, bin ich glücklich, weil ich beim Eingeben und Verwalten der Daten weiß, was ich tue, kann aber mit vernünftigem Aufwand keine Serienbriefe mehr ausdrucken.

Für Tips und Hinweise darauf, wie ich meine Überschriften behalten kann, wäre ich sehr dankbar.

Weder sein Beitrag noch besonders sein Tabellenbeispiel ließen für mich erkennen, dass es sich um eine annähernd vergleichbare Problemstellung handelt. Entsprechend habe ich ihm auch geantwortet und ihm meine Empfehlung gegeben.

Gruß

Feuerdrache