Der richtige Ansatz für eine Rechnungsvorlage

[standardabweichung]

Hallo Forum,

ich weiß gerade garnicht, wie ich das genau ansetzen soll.

Ich habe eine Vorlage erstellt mit einer Kopf- und Fußzeile. (In der Kopfzeile rechts in das Firmenlogo und in der Fußzeile Bankdaten, Steuernummer)

Unter der Kopfzeile habe ich nun eine Tabelle mit zwei Spalten. In die linke Spalte kommt der Empfänger. (Über den Empfänger ist nochmals klein in einer Zeile die Adresse der Firma für das Umschlagsfenster) In der rechten Spalte ist die Firmenadresse dann detailiert (Telefon, Kundennummer, Datum, Rechnungsnummer)

Dann habe ich ein Seitenleiste mittels Frame, wo in einer Liste aufgelistet ist, in was für Bereichen die Firma tätig ist.
Wenn nun die Rechnung oder der Brief zwei Seiten lang ist, entsteht auf der zweiten Korrekterweise die Seitenleiste nicht mehr und die obere Tabelle mit den zwei Spalten nicht mehr. (Also nur Kopfzeile mit Logo und Fußzeile)


Gibt es hierfür eventuell eine bessere Lösung? Was super wäre, wenn man die Vorlage öffnet, dass man die Seitenleiste, die Tabelle oben usw. nicht mehr editieren/markieren kann oder verschieben, so dass man sich auf den Inhalt konzentrieren kann, den man verfassen will. Oder wäre das schon so okey, wie ich das bisher erstellt habe?

Rechnung und normaler Brief wird eventuell die gleiche Vorlage. Wobei bei einem Brief oben rechts in der Tabelle keine Kundennummer und Rechnungsnummer erscheinen sollte eigentlich. Die könnte aber ich leer lassen.
(Schriftart für die Vorlage habe ich Verdana gewählt, wobei (Univers auch ganz schön wäre, wäre aber nicht umsonst). Der Inhalt käme dann in Arial rein, also Brief oder Rechnung)
Danach drucke ich es entweder aus oder wandle es in eine PDF-Datei um. (Wobei die PDF-Datei auf dem Bildschirm noch sehr pixelig aussah (Ubuntu 10.04)


Grüße
Michi

[EGO]

Spontane Idee: Eine Dokumentenvorlage mit zwei unterschiedlichen Seitenvorlagen. Die fixen Inhalte sind in der Vorlage hinterlegt (können zwar noch geändert werden, sind aber erst mal da), und zwar einmal für die erste Seite (mit dem Folgeformat Standard) und einmal für alle anderen, folgenden (Standard-) Seiten, die dann keinen Textrahmen mehr haben.

EGO

[Constructus]

Hallo Michi,

ist natürlich recht schwer, das bildlich im Kopf darzustellen...

Für eine Rechnung empfiehlt es sich nicht, die gleiche Vorlage zu nehmen wie für einen Brief. Die Inhalte gehen doch etwas andere Wege.
Aber Du kannst natürlich erst eine Vorlage erstellen und daraus eine zweite ableiten. Unklar ist mir, ob Du das professionell brauchst oder das nur eine Übung für Dich ist.

In der Praxis darf bei einer Rechnung die Rechnungsnummer nie identisch mit der einer zweiten sein, was bei manuellem Eintrag leicht passiert. Da gibt es zwar Automatismen (in Verbindung mit einer Datenbank), aber dafür sind Textverarbeitungsprogramme möglicherweise nicht das richtige. Faktura (Rechnungslegung) ist in Firmen ein besonderes Kapitel, auch unter buchhalterischen und rechtlichen Gesichtspunkten..

Hier im Forum gibt es viele Beispiele für Briefe nach Norm, Briefgestaltung usw. Such doch mal ein wenig danach, oder schau in das OO- Wiki. Das gleiche gilt für PDF bzw. die Umwandlung eines OO- Dokumentes in ein PDF.

Viel Erfolg

Constructus

[standardabweichung]

Hi,
danke Euch beiden für die Tipps.

Eine Dokumentenvorlage mit zwei unterschiedlichen Seitenvorlagen hört sich interessant an. Mal schauen, ob ich dazu etwas finde. (Bin ich Sachen Formatvorlagen usw. noch ein Newbiee und will das erst einmal zu Übungszwecken machen)

Ich kann dann später die Vorlage in Lexware bekannt machen und Variablen in das Dokument setzen wie Rechnungsnummer, Kundennummer usw. (Lexware fügt dann automatisch den Inhalt ein)
Stören tun mich halt bisher die veränderbaren Seitenleisten und die Tabelle oben. Bei mir in der Praktikumsstelle hatte ich ein Word-Dokument der Firma geöffnet, da war auch schon Logo, eine kleine Seitenleiste und Fußleiste bereits drin. Ich konnte da überhaupt nichts verstellen, geschweige denn sogar anklicken. Dann war noch alles schön Bleich, damit es arg ins Auge sticht und man sich auf den Inhalt konzentrieren konnte. Wie das realisiert wurde, keine Ahnung. (Habe da auch keinerlei Hilfslinien usw. gesehen)

Grüße

[EGO]

Eine gute Hilfe ist das OOo-Wiki. Was die geschützten Bereiche angeht (also die Teile des Doks, die die Nutzer nicht mehr verändern können), kann ich Ihnen leider nichts sagen, da ich das noch nicht ausprobiert habe. Aber das wäre eine eigene Frage wert.

Zu den Formatvorlagen für einzelne Seiten - das ist einfacher:

1. Die erste Seite formatieren:
a) Format - Formatvorlage - Seitenvorlagen - "Erste Seite" auswählen
b) Format - Seite - "Seite": die gewünschten Einstellungen vornehmen
c) Format - Seite - "Verwalten": als Folgevorlage "Standard" auswählen
Schon ist eine Formatvorlage für die erste Seite erstellt. Nun können die Inhalten angelegt werden.

2. Die Folgeseiten formatieren:
a) mit Strg+Einfügen einen Seitenumbruch setzen - die zweite Seite hat automatisch das Format "Standard"
b) Format - Seite - "Seite": die gewünschten Einstellungen vornehmen
fertig.

Plan B wäre, die bestehende Seite erst zu formatieren (Schritt b) und dann mit diesem Format eine neue Seitenvorlage zu erstellen:
c) Format - Formatvorlage => das Feld ganz rechts "Neue Vorlage aus..." anklicken und nochmal "Neue Vorlage aus..." anklicken.

Was bei den Seitenvorlagen ein wenig trickig ist: So wie ein Dokument im Kleinen in Zeilen und Absätze unterteilt ist, ist es im Großen auch in Seiten und Abschnitte unterteilt. Wenn Sie irgendwo in einem Absatz in eine Zeile klicken und z.B. rechtsbündig auswählen, dann betrifft das von der ersten an alle Zeilen des Absatzes. Und wenn Sie irgendwo im Dokument auf eine Seite klicken und eine neue Seitenvorlage auswählen, dann beginnt diese von der ERSTEN Seite an und formatiert dann entsprechend weiter.

Das heißt, wenn Sie in einem mehrseitigen Dok die Vorlagen
- Erste (Folge = Linke)
- Linke (Folge = Rechte)
- Rechte (Folge = Linke)
- Letzte (Folge = Standard)
angelegt haben und der ersten Seite die Vorlage "Erste" zuweisen, dann wird automatisch die zweite Seite zur "Linken", die dritte zur "Rechten" usw. . Nun soll die letzte Seite Ihres Doks ein eigenes Format bekommen. Aber egal wo sie jetzt im Dok einer Seite über die Formatvorlagen das Format "Letzte" zuweisen, dann betrifft das nicht die aktuelle Seite, sondern die erste Seite im aktuellen Dokumententeil, von der aus gehend jetzt alle folgenden Seiten "nachformatiert" werden. Sprich Ihr ganzes Dokument hat (mit Ausnahme der ersten Seite) jetzt das Format "Standard", weil das in der Formatvorlage "Letzte" so angelegt ist. Im Gegenzug können Sie irgendeiner Seite das Format "Erste" zuweisen, und schon wird die erste Seite im Dok zur "Ersten", die zweite wieder zu "Linken" usw.

Diese Kette wird - wieder analog zu Absatz und Zeile - nur dann unterbrochen, wenn Sie über "Einfügen" - Manueller Umbruch - Seitenumbruch ein Folgeformat für diesen Umbruch festlegen. Um also dem Dok auch eine letzte Seite mit eigenen Seitenrändern zuzuweisen, müssen Sie am Ende der vorletzten Seite einen entsprechenden manuellen Umbruch einfügen.

Das war vermutlich ein wenig mehr, als Sie für eine normale Rechnung brauchen. Trotzdem noch Fragen?

Gruß, EGO

[standardabweichung]

Hi EGO,
vielen Dank für die sehr ausführliche Antwort. Ich denke,dass ich die Theorie wie es geschrieben wurde verstanden habe, wenn es sich bei den Formatvorlagen um eine Kette handelt:

- Erste (Folge = Linke)
- Linke (Folge = Rechte)
- Rechte (Folge = Linke)
- Letzte (Folge = Standard)


Wenn ich nun später das etwas anders haben will, wie in etwa, dass nach der Formatvorlage Erste immer nur die Folge Linke folgt, müsste ich dir Formatvorlage oben
- Linke (Folge = Rechte)
in
- Linke (Folge = Linke)

ändern. Wie gesagt, ich schaue mir das mal direkt im Programm heute Abend an.

Bzgl der anderen Frage, wie man bestimmte Bereiche eines Dokumentes schützen kann, starte ich dann einfach nen neuen Thread ne


Viele Grüße und danke nochmals

[EGO]

Bei den linken und rechten Seiten ist nur zu bedenken: OOo "weiß" wo links und rechts ist. Ein Dokument, das nur aus "linken" Seiten besteht, hat dazwischen "unsichtbar" die rechten Seiten. Je nach Seitenansicht (rechts unten einstellbar) sehen Sie das entweder nur daran, daß Sie z.B. nur gerade oder nur ungerade Seiten haben (weil die anderen ja versteckt sind), oder daß jede zweite Seite als "LEERE SEITE" angezeigt wird.

Viel Spaß beim Rumprobieren, EGO

[standardabweichung]

Hi,
danke nochmals für den Nachtrag.

Ich dachte jetzt ehrlich gesagt, dass es sich bei Erste, Linke, Rechts, Letzte nun einfach um Platzhalter/Variablen handelt, die man definiert dann daraus eine Kette machen kann. (Ich schaue mir das dann mal heute Abend in OO direkt mal an, wie das genau mit rechts und links gemeint ist. Danke für den Tipp mit dem unsichtbaren. Damit ich gleich auch weiß, auf was ich achten muss)

Grüße