Adressen von Serienbrief verwalten ...

[louis.bergmann]

hallo allerseits

so, jetzt hab ich das endlich geschafft und mein drucker spuckt fleissig die ersten serienbriefe aus.

jetzt wollte ich euch noch zu der handhabung etwas fragen:

- wie verwaltet ihr die adressen, wenn euch z.b. jemand sagt, er will keine infos mehr von euch. einfach aus der tabelle löschen ist ja nicht das ware. da fällt er beim nächsten adresssuchen wieder rein. wie kennzeichnet ihr adressen, die ihr nicht mehr anschreibt?

- behaltet ihr die serienbriefe, die ihr druckt? bei mir nennt er die briefe nur "frau0", "frau1" usw.. aber ich denke, die briefe muss ich ja nicht behalten, oder? und wenn doch: kann ich diese benennung auch ändern?

- es genügt doch, wenn ich die aktion (z.b. "ostermailing 2012 gesendet") in der tabelle notiere, oder?

vielen dank für eure hilfe.
vg louis



ps: unter uns ... gibt es ein aktiveres ooo-forum als dieses? ...

[Feuerdrache]

hallo allerseits

so, jetzt hab ich das endlich geschafft und mein drucker spuckt fleissig die ersten serienbriefe aus.

Freut mich für Dich.

- wie verwaltet ihr die adressen, wenn euch z.b. jemand sagt, er will keine infos mehr von euch. einfach aus der tabelle löschen ist ja nicht das ware. da fällt er beim nächsten adresssuchen wieder rein. wie kennzeichnet ihr adressen, die ihr nicht mehr anschreibt?

Ich persönlich handhabe das so. In meinen Calc-Tabellen, die die Grundlage meiner Serienbriefe sind, habe ich grundsätzlich eine Spalte, die ich "Sort" nenne. Diese ist logischerweise leer, wenn alle angeschrieben werden sollen. Soll nur ein Teil angeschrieben oder nicht angeschrieben werden, erhält jede betreffende Person in der Sort-Spalte einen Eintrag, i.d.R. einen einzelnen Buchstaben. So kann ich dann über die Filterfunktion die entsprechenden Datensätze filtern, die gedruckt werden sollen.

- behaltet ihr die serienbriefe, die ihr druckt? bei mir nennt er die briefe nur "frau0", "frau1" usw.. aber ich denke, die briefe muss ich ja nicht behalten, oder? und wenn doch: kann ich diese benennung auch ändern?

Ich persönlich behalte die Serienbriefe, jedoch speichere ich diese nicht als einzelne Dateien (pro Adressat eine Datei), sondern als Gesamtdokument (alle Adressaten in einer Datei).

Was andere Foren zu OpenOffice betrifft:

Ich maße mir kein Urteil über andere Foren an, die meisten anderen hier wahrscheinlich auch nicht. Es ist Deine Freiheit andere Foren zu OpenOffice kennen (und nutzen) zu lernen und Dir selbst ein Urteil zu bilden.

Für mich persönlich jedenfalls ist dieses Forum zu OpenOffice.org, LibreOffice, Apache OpenOffice, usw. usf. derzeit das primäre, auch wenn ich mit eigenen Beiträgen in der letzten Zeit Phasen größerer Zurückhaltung an den Tag gelegt habe.

Gruß
Feuerdrache

[EGO]

Was die Adreßverwaltung angeht: Bei mir hat es sich bewährt, daß ich in der Adreßtabellendatei zwei Tabellen anlege. Eine mit den aktiven und eine mit den passiven Adressen, in die all diejenigen geschoben werden, die aus einem bestimmten Grund nicht mehr aktiv sein sollen. Aber das hängt auch stark davon ab, wie die Adressen genutzt werden. Für Adressen von Mitarbeitenden, Teammitgliedern... funktioniert diese Aufteilung recht gut, und es lohnt sich meist, aussortierte Datensätze nicht zu löschen, sondern sie aufzuheben (und sei es, um später mal nachzusehen, zu welcher Zeit eine Person "aktiv" war - dafür gibt es bei mir ein Datenfeld).
Gerade wenn Sie Mailings oder andere gar Werbeanschreiben erstellen, für die Sie selber Adressen zusammensuchen, Absagen erhalten und verhindern müssen, daß eine einmal gelöschte Person plötzlich wieder auftaucht, würde ich auch der oben genannten Methode mit dem Sortierfeld greifen. Dabei fällt Ihnen schneller auf, wenn ein Name zweimal unmittelbar untereinander steht, weil Sie die Person "neu" aufgenommen und dabei übersehen haben, daß sie sie schon einmal gelöscht hatten.
Ich persönlich wundere und ärgere mich regelmäßig über Anschreiben, die mich zwei- oder dreimal erreichen, weil sie mal an die Firma, mal ans Büro und dann an mich persönlich gerichtet und somit offenkundig als drei verschiedene Datensätze angelegt sind. Das erweckt bei mir den Eindruck einer ungepflegten Datenbank, deren Nutzer sich nicht die Mühe macht, auch mal nach Doppelungen zu suchen. Wenn er sich auch sonst so wenig Mühe gibt, sauber zu arbeiten, legt sich mir der Verdacht nahe, daß ich bei einem anderen Dienstleister als Kunde womöglich besser aufgehoben bin. Nach dem Anlegen der Datenquelle ist ihre Pflege das A und O.

Bezüglich der Archivierung der Briefe. Erste Frage: Gibt es einen "Auftraggeber" (Chef, Firma, Kunde, Verein...) für diese Daten? Falls ja, sollten Sie ihn fragen, was Sie wie archivieren sollen. Zu früh gelöschte Daten sind peinlich, sammelwütig begangene Verstöße gegen den Datenschutz möglicher Weise sogar strafbar. Beides sollten Sie vermeiden . Im Prinzip genügt es, die Serienbriefvorlage aufzuheben und ggf. mit einem Vermerk zum Verteiler zu versehen. Insbesondere wenn dieser Verteiler nicht in knappen Worten festgehalten werden kann oder wenn Sie auf mehreren Briefen nachträglich noch personalisierte Anmerkungen gemacht haben, sollten Sie - wie oben genannt - aber den kompletten Briefsatz in einem Dokument speichern. Hier würde ich pdf vorschlagen, damit gewährleistet ist, daß nichts mehr geändert wird (die Briefe können Sie ja nach dem Versenden auch nicht mehr ändern *g*). Beim speichern als pdf können Sie auch einen passenden Namen für die Datei anlegen.

Hilft das weiter? Dann wünscht EGO frohe Pfingsten..

[Constructus]

ps: unter uns ... gibt es ein aktiveres ooo-forum als dieses? ...

Na louis,

Du bist aber hier im Licht der Öffentlichkeit...

Ich verstehe immer noch nicht, wie einige Mitstreiter hier immer so schnell feststellen können, daß in/ mit einem der beiden anderen bekannten deutschsprachigen Foren zu OO & Co. ein crossposting stattgefunden hat. Meist hat sich dort wochen- bis monatelang in gewissen Bereichen rein garnichts bewegt, global im Schnitt weniger als ein Beitrag pro Tag im gesamten Forum. Ich würde schon nach einer halben Stunde nachsuchen einschlafen, weil ich immer die gleichen topaktuellen Beiträge finde...

Aber Spaß beiseite, in den englischen, weltweiten Foren zu OO & Co. fändest Du möglicherweise noch mehr Aktivität. Bloß... kannitverstan... Sonst solltest Du immer dran denken, daß zu großen Feiertags- Reisezeiten auch die Mehrzahl der Mitglieder hier die Straßen bügelt und Dir nicht helfen kann...

Und nicht zuletzt solltest Du einiges darein investieren, einen zugkräftigen Begriff für (D)ein Fragethema zu wählen; manch einer hat ein Filter vorgeschaltet, das interessante von schnarchnasisen Themen filtert.

Genug, hak das ganze unter OT ab

und weiter viel Spaß mit den freien Offices

Constructus

[Kruemel112]

Moin,

Ich verstehe immer noch nicht, wie einige Mitstreiter hier immer so schnell feststellen können, daß in/ mit einem der beiden anderen bekannten deutschsprachigen Foren zu OO & Co. ein crossposting stattgefunden hat. Meist hat sich dort wochen- bis monatelang in gewissen Bereichen rein garnichts bewegt, global im Schnitt weniger als ein Beitrag pro Tag im gesamten Forum. Ich würde schon nach einer halben Stunde nachsuchen einschlafen, weil ich immer die gleichen topaktuellen Beiträge finde...

ist doch ganz einfach, dort anmelden und sich über neue Beiträge per E-Mail informieren lassen. Geht in diesem Forum ja auch. Fragt sich nur warum? Die Hälfte ist ja Crossposting, über das man sich dann aufregt - schade um die Zeit.

MfG

[Constructus]

...ist doch ganz einfach, dort anmelden und sich über neue Beiträge per E-Mail informieren lassen. Geht in diesem Forum ja auch. Fragt sich nur warum? Die Hälfte ist ja Crossposting, über das man sich dann aufregt - schade um die Zeit.

Moin Kruemel112,

ja, vergessen hast Du noch Spam, der in den Alternativforen auch stark grassiert, sich aber im Gegensatz zu hier lange festsetzt... Ich weiß aber ehrlich nicht, was ich da auch noch soll; so viel Hilfe brauche ich selbst zu OO / LO nicht, kann aber auch nicht 3 Foren mit meinen ... Antworten füttern. Von dort können Teilnehmer hier ja noch als Anonymos posten, was dort nicht geht.

Aber mein Beitrag stand ja unter dem Thema:

Genug, hak das ganze unter OT ab

Mit einem Zwinkern

Constructus

[Constructus]

Meist hat sich dort wochen- bis monatelang in gewissen Bereichen rein garnichts bewegt,

Ja eben. Deswegen fällt dort ein neuer Beitrag sofort auf - und wenn man den kurz davor schon hier gelesen hat
(in aller Regel ohne Referenz) ...

Ja gut Gast, aber für mich ist das kein echtes Aufregerthema, trotz gegenteiliger Ansichten hier.

Es ist nicht so, dass jemand nach Crossposings * fandet, explizit danach suchen geht.
Wer auch beide andere Foren aufschlägt, um zu sehen, ob es zufällig dort was zu helfen gibt,
dem fällt so was sofort ins Auge (ob er will oder nicht).

Schon korrekt. Aber mir passiert es manchmal auch, daß ich eine Frage zu Linux in 2 Foren stelle(n muß). Aber da dann eine längere Zeit vergeht, kopiere ich den älteren Beitrag nicht ab, sondern setze den neu, teilweise mit ergänzten Fragen und anderen Überschriften. Halte ich es für sinnvoll, weise ich aber hin und wieder darauf * hin.

Nur bei so komischen Postings ohne Namen und Anrede, auch ohne Abschlußgruß, 2 Zeilen, 100% Kleinschreibung, kein Punkt, kein Komma und fertig, rege ich mich leise auf. Aber danach auch woanders noch zu suchen- null Interesse. Dazu ist mir meine Zeit zu schade.

Aber laßt mir einfach meine etwas tolerantere Einstellung zu Crosspostings; es gibt wesenlich wichtigere Aufreger der Woche...

Nicht ganz ernst

Constructus

[louis.bergmann]

hallo allerseits

vielen, vielen dank für die super antworten.

im moment hab ich so viele selbstgemachte baustellen, dass ich gar nicht weis, wo anfangen ... :/

jetzt muss ich zuerstmal die ca. 1000 adressen sauber in die neue tabelle übernehmen. das ist super mühsam, aber es lohnt sich, denn ich finde es gibt nichts zufriedenstellenderes, als eine gut gepflegte datenbank (im office bereich natürlich, ansonsten fallen mir da noch einige zufriedenstellendere dinge ein

gerne werde ich das mit dem zusatzfeld für aktiv/passiv nutzen.



die frage zum forum kam daher, dass mir auffiel, dass es recht ruhig im forum ist/war. aber wenn ich so schnell so tolle antworten bekomme, hab ich keinen bedarf nach anderen foren.

vielen dank und viele grüsse
louis