Viele Dokumentenvorlagen effizient managen ?

[a.sobieray]

Hallo Experten,

ich stehe vor folgender Aufgabenstellung:
Wir verwenden Dokumentenvorlagen mit Logo, Brieffuß und Eingabefeldern für Standardbriefe. Die Anzahl dieser Standardbriefe ist jedoch relativ hoch (>300).
Werden Änderungen am Brieffuß notwendig (z.B. neuer Geschäftsführer, etc.), dann müssen ALLE Vorlagen einzeln manuell angefasst werden.

Hier wird nach einer Verbesserung gesucht.

Hat jemand eine Idee, wie man sowas vereinfachen kann ? (z.B. verlinktes Dokument mit Logo und Fuß als Hintergrund für alle anderen Vorlagen, ...)

Ich wäre für Anregungen dankbar.

Gruß, A.S.

[komma4]

das Aktualisierungs-Angebot beim Oeffnen ablehnen, aber meist kann man sowas nicht firmenweit sicherstellen.

Mmm, man könnte die Verknüpfung (per Makro) aufheben, wenn das Dokument fertig gestellt ist ("zum Versand gedruckt") und revisionssicher abgelegt wird.

Die Idee mit den Bereich ist jedenfalls das, was mir auch eingefallen ist, um Mehrfachbearbeitungen umgehen zu können.

[chrk]

Hallo,
300+ ist 'ne Menge Holz. Wie kommen die zustande?

Sind das wirklich so viele Vorlagen oder nur eine Handvoll, die für jedem Mitarbeiter personalisiert werden?

Im zweiten Fall kann man doch bestimmt über zentrale Vorlagenverzeichnisse und Benutzerfelder was machen, im ersten Fall würde ich mir WollMux aus dem Münchner LiMux-Projekt mal näher anschauen. Das geht die Vorlagen-/Formular- und Textbausteinproblematik aus Sicht der öffentlichen Verwaltung an und steht als Open Source zur Verfügung. Die WollMux-Gruppe ist übrigens auch mitverantwortlich, dass PDF/A-1 für die revisionssichere Archivierung ins OOo-Projekt Einzug gefunden hat.

Hier im Forum hat es schon mal zwei Threads dazu gegeben, aber ganz breites Interesse hat es hier nicht gefunden. Dafür sind in den Threads die Links zu den primären (Informations-)Quellen:
Erfahrungsbericht/HowTo zu Wollmux ?????
Wollmux Teil I

Dieser Tage habe ich auch gelesen, dass jemand Wollmux im Extensions-Repository verlinkt hat: WollMux