fortlaufende Rechnungsnummer - abhängig vom Monat

[komma4]

Hallo Jens,

ein Hochladen von Dateien klappt nach einer Registrierung hier im Forum.

Im Allgemeinen halte ich es für keine gute Idee Calc als "Formular" zu gebrauchen. Das ist eine Tabellenkalkulation, und kein Layoutprogramm für Rechnungen. Da wir aber nicht in einem Debattierclub sind ...


... ich schätze, Du wirst Makros einsetzen müssen (wie weit kennst Du Dich da aus?)
Mein Lösungsszenario: beim Erstellen eines neuen Dokuments aus der Calc-Vorlage wird "der Zähler" gelesen***. Bei einem Monatswechsel wird bei 01 neu begonnen, sonst weiter hochgezählt. Der Wert wird in eine Zelle geschrieben.

*** Makro ähnlich dem Verhalten von SimpleInvoiceTemplate. In der Datei der "laufenden Nummer" steht als zusätzliche Info der Monat, bspw.: 03,10 für Oktober.

[balu]

Hallo Jens,

ich seh das Winfried schneller war, aber dafür kann ich eine alternative anbieten

Mal angenommen dein Datum steht in A1, und in B1 steht die Nummer die Teil deiner RG ist, dann könntest Du folgende Formel nehmen.

Code: Alles auswählen

=VERKETTEN(TEXT(A1;"JJJJMM");" - ";TEXT(B1;"000"))

Dadurch wird aus dem Datum in A1 das Jahr (JJJJ) und der Monat (MM) herausgefiltert, anschließend ein leerzeichen und ein Bindestrich geschrieben ( - ). Als nächstes wird die Nummer aus B1 genommen, und wenn dort nur eine einstellige Zahl, z.B. die 3 steht, dann wird sie aber dennoch mit zwei führenden Nullen (000) angezeigt.
Und VERKETTEN gibt dann alles schön der Reihe nach aus. Das Ergebnis könnte dann z.B. so aussehen.

200811 - 003


Oder Du nimmst die zweite Variante.

Code: Alles auswählen

=VERKETTEN(TEXT(A1;"JJJJMM");" - ";TEXT(A1;"TT"))

Im Prinzip nichts anderes als die erste, nur das jetzt der Tag (TT) aus A1 rausgefiltert wird. Das Ergebnis könnte dann z.B. so aussehen.

200811 - 03

Das ist eigentlich nichts anderes als eine andere Schreibweise des Datums.


Hilft dir das?

Falls Du aber dennoch eine Beispieldate hochladen willst, musst Du dich entweder hier anmelden, oder Du nimmst externe File-Hoster wie z.B.
http://www.datenschleuder.eu/
http://www.file-upload.net/


Gruß
balu

[Skydive]

Danke erstmal für die schnellen Antworten !

"Im Allgemeinen halte ich es für keine gute Idee Calc als "Formular" zu gebrauchen. Das ist eine Tabellenkalkulation, und kein Layoutprogramm für Rechnungen. Da wir aber nicht in einem Debattierclub sind ... "

@ Winfried : Im Prinzip gebe ich dir Recht. Bisher habe ich immer mit dem Writer ( STO 8 / jetzt OOo3 ) gearbeitet, hatte aber jetzt 2 X große Probleme nach rauslöschen von Zeilen.
Die Tabelle hat in Angeboten beim zusammenrechnen komplett einige Zeilen nicht mit berechnet ;-( Trotz Summe aktualisieren
Hatte beim Kunden ziemliche erklärungsnot warum ich plötzlich über 1000 € mehr haben wollte.
Danach habe ich mir sagen lassen das die Tabelle im Writer etwas empfindlich sein soll z.B. rauslöschen von bestimmten Zeilen und das die Calc Tabelle
für Berechnungen besser geignet ist. Gefällt mir von Möglichkeiten her auch besser.

Mit Makros macheich gerade erst meine ersten Erfahrungen. Mann konnte auch sagen blutiger Anfänger.



Ps. Habe mich angemeldet aber das mit dem hochladen noch nicht so ganz verstanden aber Dank dem Link von balu....


@ balu

"200811 - 03

Das ist eigentlich nichts anderes als eine andere Schreibweise des Datums.


Hilft dir das?"

Die Optik ist genau das was ich brauche, allerdings darf sich der Rechnungszähler z.B. - 01 nicht vom Tagesdatum ableiten, sondern fortlaufend innerhalb
eines Monats - 01; - 02; - 03; usw.

Das heist immer am Monatsanfang beginnt es mit - 01 und dann müsste immer voherige Rg Nr. +1 bis zum Monatsende

UPS !!! Besser spät als nie: Habe gerade den Button zum hochladen gefunden )


Hoffentlich klingt das jetzt nicht zu konfus

Vielleicht habt ihr ja ne Idee

Danke
Jens

[Skydive]

Habe gerade festgestellt, das der Link nicht funtioniert
jetzt nochmal als Dateianhang

Gruß

[balu]

Hallo Jens,

sorry, das das nicht so richtig rüber gekommen ist, aber das

Das ist eigentlich nichts anderes als eine andere Schreibweise des Datums.

bezog sich nur auf die Variante zwei.


Die Variante eins, mit

Code: Alles auswählen

=VERKETTEN(TEXT(J5;"JJJJMM");" - ";TEXT(A2;"00"))

wäre da besser geeignet. Du müsstest nur irgendwo deinen Zähler plaziert haben, der dann durch den zweiten Teil der Formel ausgelesen wird.
Es ist nur ein Beispiel, was ich da gezeigt habe. Du kannst die VERKETTEN auch anders aufbauen.


Ich seh da jetzt aber noch ein Problem.
Wenn Du das System beibehälst (Kunden, Adressen und Rechnung in einer Datei), dann wird das alles sehr kompliziert. Und so weit ich das bis jetzt schon mitbekommen habe, ist es von Vorteil, wenn diese separiert werden. Mit anderen Worten, alles in eine eigene Datei. Das macht dann wohl mindestens 3 einzel Dateien, aber das ist dann auch sicherer. Zumal Du als "Verkäufer" immer die Original Rechnung unveränderbar gespeichert haben musst. Oder vertu ich mich da jetzt!?

Wie Du jetzt aber an eine fortlaufende Rg Nr. kommst, das kann ich dir auch nicht sagen. Bleibt wohl nur noch Makro übrig.

Aber dafür habe ich jetzt mal deine Datei etwas verändert. Jetzt werden keine 0,00€ mehr angezeigt. Und wenn Du eine Kundennummer eingibst die nicht existiert, wird nichts angezeigt, anstatt #NV.



Gruß
balu

[1.ray]

Was war denn das?

Als ich balus Datei heruntergeladen habe war da ein dubioses Onlinespiel auf meinem Rechner, das ich nur über sofort beenden abschiessen konnte.
Ich habe die Datei dann sofort gelöscht, und komisch, dass die Datei als noch nicht runtergeladen angezeigt wird.

ich bin geschockt!

[AhQ]

Hallo,

ich hab Balus Tabelle runterladen können, ohne daß dubioses auf meinem Rechner geschah, also keine Panik...

Wie wärs denn, irgendwo einfach ein Feld zu machen, in der von Hand die neue Nummer der Rechnung (also 1, 2, 3, ... 44) reinkommt und auf das wird dann einfach in dem Rechnungsnummernfeld verwiesen. Das Feld der Nummer würde ich als Text machen, damit ich die führende Null behalte. Und als Formel in der Feld mit der Rechnungsnummer würde ich schreiben:

=JAHR(J5)&MONAT(J5)&FeldMitNummer

Viele Grüße
AhQ

[balu]

Hallo,

habe alle Dateien runtergeladen, und konnte nichts mit "Dubiosem-Onlinespiel" feststellen.
Also keine Panik.


@AhQ
Wenn Jens die RG-Nr. von Hand eingeben will, ist deine Idee in Ordnung. Aber ich glaub, dass er dies automatisiert haben möchte.
Die Zelle die Du meinst müsste nicht auf Text formatiert werden. Das kann man doch z.B. mit
=TEXT(FeldMitNummer;"000")
machen. Das habe ich aber schon am anfang vorgeschlagen.

Mal schaun was Jens sagt.


Gruß
balu

[Skydive]

Hallo Balu und alle anderen,
Das hast du gut gemacht !

Und wenn Du eine Kundennummer eingibst die nicht existiert, wird nichts angezeigt, anstatt #NV.

Kannst du sagen wie man das findet ? Für meine nächsten Formulare

Ich seh da jetzt aber noch ein Problem.
Wenn Du das System beibehälst (Kunden, Adressen und Rechnung in einer Datei), dann wird das alles sehr kompliziert. Und so weit ich das bis jetzt schon mitbekommen habe, ist es von Vorteil, wenn diese separiert werden.

Ja da hast du Recht ! Zumal ich jede neue Adresse / Artikel immer in die Vorlage kopieren müßte.
Ich wollte die Daten aus dem Adressbuch übernehmen, hatte nur noch nichts gefunden wie ich den Pfad angeben muß
und wie ich dann die Kundennummer in das Adressbuch eintrage ( kann ich einfach ein benutzerdefiniertes Feld nehmen und darauf verweisen ? )

Aber ich glaub, dass er dies automatisiert haben möchte.

Ja genau !! Aber wie / wo platziere ich den Zähler und wie sage ich ihm das jeden Monat immer wieder neu anfängt ?????

Zumal Du als "Verkäufer" immer die Original Rechnung unveränderbar gespeichert haben musst. Oder vertu ich mich da jetzt!?

Hast du vollkommen recht ! Ich wollte nach Abschluss die Rechnung als PDF Datei speichern

Gruß
Jens

[balu]

Hallo Jens,

Und wenn Du eine Kundennummer eingibst die nicht existiert, wird nichts angezeigt, anstatt #NV.

Kannst du sagen wie man das findet ? Für meine nächsten Formulare

Nachzulesen in B1, B2, B3, B5, B11 und in C5. Und zwar mit folgender Formel (zum Beispiel)

Code: Alles auswählen

=WENN(ZÄHLENWENN($Adressen.$A$1:$IV$32000;$A$2);SVERWEIS($A$2;$Adressen.$A$1:$IV$32000;2;0);"")

Wenn ZÄHLENWENN das Suchkriterium von A2 (Kundennummer) im Adressenblatt findet, dann wird SVERWEIS ausgeführt. Und wenn nicht gefunden, dann wird gar nichts gemacht.

Ja uppsss! Kleiner fehler unterlaufen . Bitte korigieren.
Der Bereich in ZÄHLENWENN muss wie folgt lauten $Adressen.$A$1:$A$32000
Denn nur so ist garantiert, dass nur die Spalte A nach dem Suchkriterium durchsucht wird.

Gruß
balu

[Skydive]

Danke Balu,
hätte ich auch selbst drauf kommen können und im Tabellenblatt nach der Formel schauen können
Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht.

[balu]

Hallo Jens,

macht doch nichts, gibt schlimmeres.

Ich bin jetzt mal ein Egoist gewesen, und hab nur meine Gedanken in die Tat umgesetzt . Aber vielleicht gefällt dir ja die ein oder andere Lösung!? Und wenn nicht, ist es ja auch nicht schlimm
Um das einfacher nachzuvollziehen, lädst Du dir erst mal den Anhang herunter. Anschließend gehst Du wie folgt vor.

-> Archiv entpacken
-> Die Datei Rechnung öffnen
-> Bei der erscheinenden Frage: Diese Datei enthält Verknüpfungen zu anderen Dateien. Sollen diese aktualisiert werden? Mit Nein antworten.
-> Du befindest dich im Tabellenblatt "ADRINDX".
-> Der Pfad, inklusive Laufwerksbuchstabe, MUSS, so wie zu sehen ist, geändert werden!!
-> Datei speichern
-> Datei erneut laden
-> Jetzt erscheint wieder diese Abfrage wie vorhin, doch diesmal bestätigst du mit Ja!

Nun wechselst Du in das Tabellenblatt "Rechnung". Dort siehst Du ein paar kleine Änderungen, die ich mal kurz erläutere.

In Spalte A habe ich Kunde, und das Grüne Feld, etwas tiefer gesetzt. Wenn du dieses Feld anklickst, dann erscheint rechts an dieser Zelle ein Pfeil. Damit kannst Du die Kundennummer auswählen. Das habe ich mit
-> Daten
-> Gültigkeit
gemacht. Und das hat folgenden Grund.
Auf diese Art und Weise kannst Du nur die Zahlen auswählen, die auch wirklich existieren. Dadurch entällt an den anderen Stellen eine zusätzliche Abfrage, ob die Kundennummer vorhanden ist.

Was dir wohl wahrscheinlich schlagartig aufgefallen ist, ist das breite Grüne Feld mit der roten Beschriftung:
Weitere Rechnung im laufenden Monat?
Das habe ich dazu getan, für den Fall das ein Kunde im Laufenden Monat noch eine Rechnung bekommt. Auch wenn es vielleicht unwahrscheinlich ist, so wollte ich dir damit zwei Sachen demonstrieren.
1. Auch wenn Du es siehst, so wird es aber nicht ausgedruckt.
2. Dadurch kann der aktuellen Rechnungsnummer noch eine Zahl per "Knopfdruck" hinten angehängt werden.

Und schon sind wir bei der Rechnungsnummer, wo ich mir etwas anderes eingefallen lassen hatte.
Du siehst, dass sie anders aussieht als Du es haben wolltest. Ich hatte mir nämlich überlegt, ob es nicht vielleicht besser ist, eine unverwechselbare Nummer zu generieren lassen. Und da hatte ich mir gedacht; das ich von jedem Kunden von dem Nachname, Vorname, Strasse und Ort jeweils den ersten Buchstabe, und von der Postleitzahl die ersten drei Zahlen nehme.
Und wenn dann jetzt noch das Jahr und der Monat vorangestellt wird, ergibt das z.B. folgende Rechnungsnummer:
200811-PMH471K
Ich persönliche finde, dass dies gar nicht so schlecht aussieht. Und falls der Kunde schon eine Rechnung bekommen hatte, dann drückt man auf das neue Grüne Feld, und dann wird hintenan noch der Tag angehängt. Das würd dann so aussehen:
200811-PMH471K-04

Und was war mein Hauptgedanke für dieses neue System?
Ganz einfach.
Bei dieser Lösung kommt man ohne Makro aus, und jede Rechnungsnummer ist doch unterschiedlich.

Aber es ist nur eine andere Idee. Mehr nicht.


So, nun aber noch mal zurück zu dem Tabellenblatt "ADRINDX".
Den Roten Bereich, mit der Überschrift "Kd. Nr.", hatte ich extra angelegt, um die Geschwindigkeit zu erhöhen, und um die Formeln einfacher zu gestallten und zu handhaben. Denn mit den Formeln so wie ich es vorher versucht hatte, war Calc doch recht träge geworden. Nein! Diese betroffenen Versionen hatte ich hier nicht veröffentlicht.
Dieser Rote Bereich hat jetzt aber noch eine zusätzliche Funktion bekommen. Er ist dafür verantwortlich, was man im Tabellenblatt "Rechnung" bei Kunde auswählen kann.
Und die Farbe Rot hab ich extra als Signalwirkung gewählt, da dort keine Eingaben getätigt werden dürfen. Deshalb ist dieser Bereich auch vor eingaben geschützt. Das kann man aber natürlich über ->Daten ->Gültigkeit wieder abstellen.


Wie schon bestimmt aufgefallen ist, habe ich mit der Funktion =DDE() gearbeitet. Das hat den Vorteil, wenn in der Adressen-Datei neue Kunden eingetragen werden, kann man in der Rechnungs-Datei sofort darauf zugreifen, ohne die Dateien erst zu speichern müssen um sie dann erneut zu laden. Aber dennoch ist es ja wohl logisch, wenn ein neuer Kunde hinzugekommen ist, dass man die Datei speichert


Ach ja, noch was.
Die Datei Adressen.ods habe ich auch geändert, aber nicht so drastisch. Die Spalten F und AH (farblich markiert) werden per Formel ausgefüllt.




Soviel zu meinem Egoismus


Gruß
balu



DATEI IST WIRKLICH GEZIPPT! DESHALB ERST ENTZIPPEN (ENTPACKEN)!

[Skydive]

Moin Balu,
ich bin ja völlig platt wat du dir für Mühe gegeben hast !!!!!!
Schon ganz herzlichen Dank.
Komme erst heute Abend dazu das richtig zu machen und gebe dann noch mal laut.

Bis dahin und vielen Dank
Jens

[Gert Seler]

Hallo Skydive,
es wäre doch ganz toll, zu wissen welche Punkte eine Rechnung beinhalten sollte.
Die Erklärung findest Du hier :
http://www.dinbrief.de/

Das Thema Eingangsrechnung auf Korrektheit überprüfen Punkt "RechnungsNummer" sollte also schon
berücksichtigt werden.
Ein komplettes Rechnungsprogramm ohne Bezahlung erhälst Du auf folgenden 2"web-sites"
http://www.swierkowski-online.de/programm.htm

http://www.office-center-epj.de/start.htm

mfg
Gert

[Skydive]

Hallo Balu,
sorry das ich mich jetzt erst melde.
Vielen, vielen Dank für deine ganze Mühe
Hatte ein bisschen Startschwierigkeiten ( natürlich Userfehler )
Aber nun klappt es !!
ABER leider habe ich noch immer ein kleines Problem damit.
Und zwar habe ich in die" Adressen Tabelle" Adressen eingetragen, allerdings kann ich den Datensatz auch nach speichern nicht in "Rechnung" öffnen.
Es liegt vermutlich (?) daran das in " ADRINDX" die automatische Zeilennummerrierung nicht funktioniert.
PS. habe festgestellt des alle Änderungen in "Adressen" sich auch nicht auf "Rechnung" auswirken

Zu deiner Rechnungsnummer, Ich bin echt total begeistert was du dir für Gedanken gemacht hast.
Aber Gert hat recht, das daraus keine fortlaufende Rechnungsnummer erkennbar ist.
Ich habe mir nun überlegt, wenn es nicht möglich ist mein altes Systhem zu automatisieren, es so zu ändern JJMM(Fortlaufende Nummer bis Jahresende)

Ach übrigens das mit dem Drop-Down Menü bei der Kundennummer ist eine klasse Idee !!!
Aber auch dazu ist mir noch eine Ergänzung eingefallen Wenn ich Spalte A verbreitere, kann man dann eine Verknüpfung herstellen das mir zur KD Nummer
zusätzlich auch der Nachname angezeigt wird ?

So mehr fällt mir jetzt erst mal nicht ein

Danke und bis bald
Jens