Apostroph/Zahlenformat

[chris'bears]

Hi!
Ich habe ein Rechnungsprogramm, das auf einer ACCESS DB basiert. Für einige Auswertungen habe ich die einzelne Tabellen ins EXCEL Format exportiert und mit OO Calc geöffnet, um Daten dort zu sortieren. Mein Problem:
Allen Daten ist ein ' (Apostroph, keine Anführungszeichen) vorangesetzt, wodurch der Wert nicht als Zahl erkannt wird und ich zB. keine Summe bilden kann. Durch Formatieren bekomme ich das nicht weg und "suchen & ersetzen" stellt ziemlich üble Dinge an (löscht komplette Zellen).
Jemand eine Idee?
Ich benutze Version 1.1.3 unter XP

Danke,

chris

[Toxitom]

Hey Chris,

stellen sich zwei Fragen:
1. Du könntest doch mit OOo direkt auf eine Access Datenbank zugreifen. Warum der Umweg über Excel?
2. Was macht denn Excel mit den Zahlen? Sind es dort schon "Strings"? Dann musst du diese per Formel umwandeln - entweder in Excel oder in Calc.
Wie du das am einfachsten machst - na, da gibt es viele Wege.
Ich mache es bei umfangreichen Tabellen so:
Tabelle1 A1 bis M30 - alles Werte statt Zahlen
Dann Tabelle2 nutzen, in A1 folgende Formel schreiben: =Wert(Tabelle1.a1)
Diese Formel kopieren und auf den Bereich A1 bis M30 auf Tabelle2 einfügen... Schon habe ich die Tabelle mit Werten.
Möchte ich jetzt noch die Formeln weg haben, den Bereich markieren, kopieren Wählen, dann "Inhalte einfügen" und nur Zahlen ankreuzen. Den Bereich überschreiben - schon habe ich eine reine Zahlentabelle.

OK, für keinere Bereiche lässt sich auch mit Hilfsspalten arbeiten und es gibt sicher auch noch andere Möglichkeiten.

Viele Grüße
Thomas

[chris'bears]

Hi Thomas,
danke für die Antwort!
Ich hätts wohl dazuschreiben sollen: Ich hab' weder von Tabellenkalkulation noch von Datenbanken einen Schimmer, bzw., nur einen sehr blassen...
Um etwas weiter auszuholen: Mein Rechnungsprogramm macht nur eine sehr begrenzte Auswertung. Ich brauche aber eine Auflistung der Umsätze nach 7% und 16%. Also habe ich mit einer Uralt-Version von ACCESS (97, glaub' ich) die Datenbank geöffnet und war entzückt, dort eine Tabelle mit den gesamten Umsätzen zu finden. Zwei Kannen Kaffee später habe ich entdeckt, dass ich diese Tabelle exportieren kann (eben nur nach EXCEL, nicht in ein OOo Format). Perfekt; das Ganze mit OO geöffnet (hab' kein EXCEL) die Daten schnell nach 0%, 7%, 16% sortiert und für jede UST Gruppe eine eigene Tabelle angelegt. Jetzt brauche ich nur noch die Gesamtsumme für jede Gruppe und....
...da gehts halt los:
OO Calc bildet keine Summen aus den Spalten, egal wie ich sie formatiere. Irgendwann ist mir dann aufgefallen, dass da nicht z.B. 16,75 steht, sondern '16,75. Ich weiß leider nicht wofür dieses ' steht und mit "suchen und ersetzen" bekomme ich es auch nicht weg. ("S & E" scheint mir eh in der Version 1.1.3 nicht so recht zu funxen).
So, ich hoffe, Du verstehst mein Problem...

Sorry für den Roman,

chris

PS: Ich hab' die ganze Tabelle gestern als .csv exportiert und danach wieder in OO Calc geöffnet. Das ' war tatsächlich weg. Im Sinne der Erfinder war das wohl nicht...

[Toxitom]

Hallo Chris,

So, ich hoffe, Du verstehst mein Problem...

Klar, versteh ich. Also mal eine kurze Erklärung: Alle Tabellenkalkulationsprogramme arbeiten so, dass jede Zelle entweder Zahlen (mit denen du rechnen kannst) aufnehmen können oder eben Texte (damit kann man nicht rechnen. Normalerweise erkennt ein solches Programm automatisch, was du eingibst und formatiert die Zelle entsprechend. Manchmal ist das aber so nicht gewollt. Beispielsweise Postleitzahlen -> möchtest du die PLZ 01234 eingeben, so würde die automatische Zahlenerkennung die (führende) Null streichen. Das ist nicht gewollt. Also gibt es immer eine Möglichkeit, Zahlen auch als Text einzugeben. Hierzu verwendet man das einfache Hochkomma ('), jetzt weiss das Programm, dass keine Zahlen folgen, sondern Text. In der Zelle selbst sieht das identisch aus, aber intern sind da riesen Unterschiede. Da diese Hochkomma eben auch nur ein internes Steuerzeichen ist, kannst du es mit "Suchen und Ersetzen" auch nicht wegbekommen - das Format des Zellinhaltes muss umgewandelt werden - und das ist nicht so einfach. Eine Möglichkeit hatte ich dir beschrieben.

Ich hab' die ganze Tabelle gestern als .csv exportiert und danach wieder in OO Calc geöffnet. Das ' war tatsächlich weg. Im Sinne der Erfinder war das wohl nicht...

Aber das hat sich ja jetzt erledigt. Im übrigen dürfte das Verfahren schon im Sinne des Erfinders gewesen sein. CSV- Dateien (Comma seperated Values) sind ein typisches Austauschformat für Tabellen - und die meisten Kalkulationsprogramme (so auch OOo Calc) bringen eigene Filter zum Einlesen und zur automatischen Bestimmung der Werte mit. Das ist also schon ein üblicher Weg.

Viele Grüße
Thomas